海南医学院云杰财务系统经过一年的线上、线下运行，在预算项目控制、网上报账和项目管理等方面取得了一定成效。与此同时，在教职工报账操作中也暴露出业务流程不清晰、报销附件资料不合规、操作不熟练以及业务审核周期过长等普遍性问题。为此财务处一方面协调软件公司及时解决发现的问题，一方面进一步推动系统的优化升级。按照财务处2024年工作计划，将全面实现支出报销业务的网上签批，届时云杰财务系统将为大家提供更加便捷、高效的服务。

一、云杰财务系统功能优化升级：

1.实时预算控制：2024年财务项目管理将全面实行精细化预算管理，按照部门预算明细进行实时预算费用控制。当支出报销金额超过预算时，财务系统将无法提交单据。若年初预算在执行中不足时，需完成追加预算申请或预算调整申请并通过后方可进行支出申请。

2.智能报销向导：财务系统增加智能报销向导功能，在原有报销类别的基础上进行细化，业务经办人可选择对应的类别：在一般报销中新增会议报销、培训报销、公务接待报销等子项。同时添加了报销附件提醒功能，针对各个类别所需材料的提醒说明，减少退单率，提高报销效率。

3.财务事前审批：增加财务事前审批模块取代原有线下签批。目前，开通的财务事前审批的业务类型有报销事前审批和差旅事前审批，其中报销事前审批分为组织会议、组织培训、公务接待和公务用车四个子类。属于上述业务报销范畴时，必须先经过事前申请并通过审核且在规定的时间内才能进行报销，否则不予报销。

4.附件补录管理：针对支出报销申请中附件上传错、漏问题，增加财务预审环节，由财务驳回并由经办人进行线上补录。可通过网页端上传，也可通过移动端“掌上海医”进行附件补录。

5.自动化审批流程：云杰内控与流程管理系统根据上级的各项管理制度，结合学校的内部控制制度要求，将内控制度内嵌于业务流程和财务流程中，实现系统业务流程、财务流程、内部控制流程的高度集成，可对业务与财务过程进行全程的跟踪、控制与管理。通过设置审批规则和权限，使审批流程更加高效。自动流转审批，减少人工干预，提高审批效率。领导可异地、在线实时完成审批，审批完成后第一时间通知审批人。实现经办人审批“零跑路”，最大限度提高审批效率，同时也避免了“错签”、“漏签”、“代签”的情况。

二、在实现全面网上签批的基础上，进一步优化报账流程，精简操作步骤，加强广大师生的业务培训和系统操作培训，提升财务处工作效率和服务质量。支出业务主要流程包括：

1.登录云杰财务系统：教职工需要使用云杰财务系统平台，校外通过用户名和密码登录，校内人员通过智慧校园登录财务系统。

2.填写报销信息：教职工在系统中选择相应的类别并填写报销的相关信息，如报销日期、报销类别、费用明细、收款账户等。

3.上传电子附件：教职工需要上传相关的报销凭证，如发票（正反面均需上传，反面需经办人、证明人签字）、清单、刷卡记录、机票、酒店预订确认单等（必传）。

4.审批流程：在线制单提交后将进入在线业务审批环节，相关领导审批完成后财务处将进行财务预审，预审通过后业务经办人可对已审核业务单进行单据打印及投递，业务经办人可自行选择投单机进行投单，将单据通过业务单二维码扫描后投至投单机即可。单据投递实行“一单一投”，即所有单据均需扫码投递。由于经办人未扫码投递而造成的业务单据丢失，财务处将不予负责。（单据报送可直接送至财务处106室或就近投送，具体投单机位置：崇真楼（研究生楼）、润深楼（综合楼）、笃行楼（技能楼）各一台）

                                                        崇真楼（研究生楼）

                                                           润深楼（综合楼）

                                                            笃行楼（技能楼）

5.报销支付：财务科针对当天16:00前（16:00后单据将自动留置次日处理）所收取单据进行财政指标匹配，完成财务内部审批流程并支付相应款项（不超过十个工作日），报销人在掌上海医或公众号（无法取得掌上海医信息的校外人员请一定关注）收到完成记账信息后1至2个工作日即可收到报销款项，如未到账请及时联系财务处财务科相应执行窗口会计进行核实。

6.线上平台：将通过校园网、掌上海医、公众号（海南医学院财务处）、QQ群（群名称：财务处报销群，群号：276651962）等平台及时为教职工在线上提供准确、清晰的财务信息、建议和答疑解惑，也相应的开展线下专场培训，进一步了解教职工的实际需求和改革建议，主动作为，进一步提高工作质量。

财务处

2024年2月24日

附件：

1、云杰财务系统事前审批及网上签批说明书

2、云杰财务系统领导在线审批说明书

3、投单机操作视频