为了提高我校仪器设备类档案（以下简称设备档案）工作的质量和管理水平，充分发挥仪器设备档案在学校和社会服务中的功能，并为考核仪器设备类档案工作提供依据，根据《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》，结合我校实际，特制定本规范。
一、设备档案工作的基本原则
（一）凡作为学校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机材料均属仪器设备档案。
（二）设备档案必须坚持集中统一管理的原则，便于开发利用，确保设备档案完整、准确、系统和安全。
（三）设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中，与设备计划管理、设备采购供应和设备使用等工作紧密结合，保证设备文件材料的完整、准确、系统。
（四）努力实现设备档案工作的科学化管理，大力开发档案信息资源，为学校的科技进步和社会经济建设服务。
二、设备档案工作岗位职责
（一）分管设备工作的校领导职责
1、组织贯彻国家有关档案工作的方针政策和法规，把档案工作列入学校工作的发展计划中，在经费、库房、设施和人员配备等方面为发展档案工作提供条件；
2、定期检查和研究解决设备档案工作存在的实际问题。
（二）设备管理部门领导的职责
1、制定和健全设备工作管理制度，确保设备文件材料的形成积累，将设备档案纳入日常管理工作之中，并监督有关部门执行；指导本部门专（兼）职档案人员的工作，关心其工作条件的改善和工作素质的提高；
2、加强同档案馆联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档档案的质量；
3、指导设备档案的鉴定工作。
（三）设备部门专(兼)职档案人员职责
1、 负责设备文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证文件材料的完整、准确、系统；
2、将收集、积累的设备文件材料，整理、装订整齐，并及时向学校档案馆移交；
3、完成学校档案馆委托的其他有关任务。
（四）学校档案馆职责
1、贯彻、执行国家有关档案工作的方针政策和法规，制定学校设备档案工作各项规章制度；
2、监督、指导、检查、协助设备部门做好设备文件材料的形成、积累和整理归档工作，检查验收设备档案是否完整、准确和系统；
3、负责设备档案资料的接收、整理、保管、组织鉴定、统计和利用等业务工作；
4、积极开发设备档案资料信息资源，充分发挥其作用；
5、遵守国家有关法规，保证设备档案的安全。
三、设备档案归档范围和保管期限
（一）反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程，对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的文件材料均归档。
（二） 归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面。归档的重点是仪器设备项目(价值10万元以上的）各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。具体范围见附件。
（三）其他对本校工作具有查考价值的文件材料。
（四）不归档的文件材料
1 上级普发(非专指本校)、不办的文件。
2.未定稿的管理性文件材料。
3.未生效的合同、协议书。
4.重份文件、校内单位发来的文件。
5.无查考价值的一般性函件。
6.仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。
（五）设备档案的保管期限
对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等，定为长期保管，设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件，由于其价值是作为设备的组成部分而存在的，原则上随设备而存在，保管期限定为与设备共存，具体保管期限见附件。
四、设备文件材料的归档流程
坚持由设备文件材料形成部门整理归档的原则。设备验收完成和进口设备索赔期满后，设备计划、采购供应部门的兼职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理归档。
（一）形成积累
1、 学校设备管理部门要有一位负责人分管设备档案工作，并配备相应兼职档案人员，负责设备文件材料的形成、积累、归档工作。
2、从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件，均归口设备管理部门负责收集、积累，过程结束后整理归档并移交档案馆。
3、设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理，移交设备管理部门。
4、设备文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。
（二） 整理方法
归档文件以件为整理单位，以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。
1、装订
归档文件应按件装订，一般在左侧装订，要求文件材料左、下侧边整齐。装订时，正本在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批复在前，请示在后；
2、分类方案
设备档案为一级类目。归档文件采用年度—问题—保管期限分类法，即先将归档文件按其形成年度分类，每个年度下按问题分类，再在问题下面按保管期限分为永久、长期、短期。
3、排列
归档文件在一级类目内，按保管期限排列，同一保管期限同一成套设备的文件材料集中排列。
排列时将最能反映设备购置概况的文件材料如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等排列在成套设备材料的前面，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。
4、编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，即在同一保管期限内按文件排列顺序编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置的“问题项”、“保管期限项”填写其代码。
5、编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录设置盒号、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
6、将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目，档案盒统一使用由省档案局监制的硬纸盒。
7、备考表
备考表置于盒内文件之后，并填写表内项目内容，其中盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
（三）归档时间
仪器设备项目档案在设备验收完毕投入使用后2个月内、引进设备在索赔期满后2个月内由设备保管使用部门整理并移交学校设备管理部门。
学校设备管理部门将设备保管使用部门移交的仪器设备材料和仪器设备类档案的综合材料经整理后，编制移交目录一式二份于次年3月底前移交档案馆。
档案馆在次年6月底以前最后整理归档和制作全引目录并报省档案局登记。
五、设备档案的管理
（一）分类编号
仪器设备类档案档号=年度号+设备档案分类号+保管期限号+件号
其模式如下：
20××- SB -Y或C或D-1～n
“20××”为年度号，使用自然年度；“SB”为设备档案分类号，即设备类档案一级类目代号； “Y或C或D”为保管期限号，Y为永久代号、C为长期代号、D为短期代号；“1～n”为件号，不同的保管期限分别编流水件号。
（二）利用计算机进行管理
将著录数据存贮于计算机档案管理软件中，利用计算机进行整理、检索、统计、编制全引目录等。
（三）排架
在全宗内将档案按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放，档案柜应有档案存放标示牌。
（四）保管
1、设备档案必须保存在符合规范的档案保存场所内。
2、库房应有防盗、防火、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施。
3、库房标准温度为14—24℃，标准相对湿度为45—60%。
4、档案入库时应检查账、物相符。
5、档案馆应对档案的安全定期组织检查，记录在案，发现问题，及时解决，对破损、褪变档案要及时修补复制。
（五）鉴定和销毁
1、档案馆应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定，对已满期的档案进行鉴定。
2、档案馆和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，对到期的档案做出销毁或延长保管期限的意见，登记造册经分管校领导批准后，方可销毁。
3、销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。
（六）统计
1、档案馆要确定专人负责统计，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆内各种情况数据，按省档案局的要求及时报送各种报表。
2、档案馆对统计数字进行综合分析，找出存在问题，提出改进措施、建议，报告学校领导。
六、设备档案的开发利用
（一）档案馆人员要熟悉库藏，努力开发利用基建档案信息资源，为提高学校管理、教学、科研水平、社会效益和经济效益服务。
（二）阅览
1、档案馆应有检索、阅览室和复制设备，为利用者提供方便。
2、健全借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、数量、手续等事项。
（三）根据设备管理工作的需要，积极创造条件，编辑各种形式的参考资料为利用者服务。
七、附则
（一）本《规范》由本校档案馆负责解释。
（二）本《规范》自发文之日起施行。
海南医学院仪器设备类档案归档范围和保管期限表
1.综 合
1.1上级有关实验室、环境保护、采购等管理方面的文件 长期
1.2本校仪器设备与实验室管理的规章制度 长期
1.3本校仪器设备购置计划、报告、统计表 长期
1.4仪器设备与实验室管理工作计划、总结 长期
1.5本校仪器设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告、请示和批复 长期
1.6本校关于仪器设备与实验室管理等问题的请示及上级批复 长期
1.7仪器设备与实验室管理处在工作中形成的文件材料 长期
1.8其它需要归档的材料 长期
2.仪器设备项目
2.1申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等） 长期
2.2上级或主管领导批复和准购批示 长期
2.3定购合同和会谈纪要、记录等 长期
2.4进口设备过程中有关的技术商务文件 长期
2.5开箱记录及装箱单 长期
2.6安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单 长期
2.7验收报告及文件材料 长期
2.8索赔来往函件及结果文件 长期
2.9设备说明书及全套随机文件材料 与设备共存
2.10使用、检修、故障事故记录（设备履历书） 与设备共存
2.11重大事故的调查分析及处理意见 与设备共存
2.12技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 与设备共存
