为加强对学生照片档案的科学和规范化管理，保证学生入档照片的真实性、完整性，根据学生照片档案形成和管理的要求，按照教育部和国家档案局联合制定的《高等学校档案管理办法》规定，结合本校实际情况，经学校领导批准，特制定本办法：

一、新生入学存档照片采集

按《高等学校档案管理办法》规定，贴有学生本人入学时照片的入学登记表、学籍卡、体检表、毕业生登记表都属于必须永久保存的档案。为了保证学生个人档案的真实性和完整性，所有本专科、研究生新生入学时，由档案馆统一集中采集学生即时照片。

二、毕业本科生、研究生的学位照属于永久保存的归档范围，获取学位的本科毕业生、研究生毕业生毕业时须持学位证、穿戴学位服由档案馆统一集中采集学位照照片，永久存档。

三、根据《高等学校档案管理办法》和《海南医学院声像档案工作规范》规定，各类学生毕业班集体照属于永久保存的档案，是学校历届师生最珍贵的历史影像资料，为了防止缺档事故，学生毕业时由档案馆集中统一拍摄存档。