各院、系、部、室（中心），各直属机构：
为进一步规范学校的档案管理工作，保证学校建设与发展过程中各类档案材料的完整，现将2017年度档案归档工作有关事项通知如下：
一、收集范围
各单位（部门）文件材料收集归档的具体范围参照《海南医学院各部门、各单位文件材料归档范围和要求暂行规定》（第六轮聘任机构设置发生改变，归档范围已修订，详情请参照附件）执行，并收集与纸质版文件相一致的电子文件。
二、收集时间
各单位（部门）收集、初步整理归档文件材料后,于2018年1月22日前将其纸质版、电子版及移交清单统一送学校档案馆。
附院档案归档工作，参照以上要求由附院档案室负责并于2018年6月底前完成，并按归档范围将应归档的文件材料移交学校档案馆。
联系人：李梓泉 联系电话：66893095 18289744796
附件：一、海南医学院各二级部门、各单位文件材料归档范围
二、2017年文件材料移交清单
海南医学院档案馆
2018年1月3 日
附件一：
海南医学院各部门、各单位文件材料
归档范围和要求暂行规定
本规定是按照《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》的原则，结合我校各个部门（院）实际情况而制定的。《规定》将文件材料归档范围依次列出，并明确提出了归档文件材料的要求，依此规范我校档案的归档工作。
一、各单位文件材料归档范围
党委办公室（改革发展研究室）归档范围
1、本校党的代表大会文件材料
（1） 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论
通过的文件、决议、纪要、简报、主席团会议记录等文件材料
（2）重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、
会议服务机构的计划、总结等文件材料
（3） 讨论未通过的文件
2、本校党委会、党委扩大会、书记院长碰头会、总支书记会等会议记录、纪要、决议及讨论通过的文件材料
3 、党委发布的文件材料，包括决定、办法、指示、批转、通报和通知等
4、党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）
5、 以党委名义召开的工作会议材料
6、 校党委和上级党委调研、检查、巡视学校形成的文件材料
7、 党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿
8、 党委工作简报、大事记
9 、以党办名义发布的文件材料
10 、附院党委各总支（直属支部）报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表、建党工作、人员奖励及有关材料
11、学校保密委员会产生的文件材料
12、 重要的群众来信来访及处理材料
13 、党委与有关机关联系、协调工作的来往文件
14、上级党委涉及我校党委工作的文件
15、本校教育事业规划、计划
15、各类电子文件（光盘）
16、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）
院长办公室（国际交流与合作处）归档范围
1、 以学校名义发布的文件材料
2 、学校年度工作计划、报告、总结
3、 校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要
4 、全校性的工作会议、专题会议文件
5、 校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿
6 、本校向上级的请示及其批复
7、 有关全校性工作的调查材料和经验总结
8 、高等学校基层统计报表及各种年度统计报表
9、学校工作规章制度汇编
10、 本校大事记、简报、信息、动态等
11、保密工作有关材料
12、上级机关、上级领导检查、视察本地区、本校工作时形成的文件材料
13 、有领导批示和处理结果的群众来信来访文件材料
14 、校友工作材料
15 、校庆活动的计划、请示、领导讲话、邀请名单、请柬、大会发言材料；声像（如照片、录音、录像等）材料
16 、本校各单位的请示及学校的批复
17、上级有关与本院、所、中心的来文
18、各部门上报的所有材料
19、上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料
20 、上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料
21、外事工作统计报表
22、 学校外事工作计划、总结、简报等
23、上级关于外事工作的文件材料
24、联合办学协议书
25、出国
（1）出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料
（2）签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等
（3） 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录
（4） 出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）
（5）国际比赛、竞赛
26、外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料
27、中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录
28、外单位及个人赠送学校的礼品、纪念品
29、各类电子文件（光盘）
30、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）
纪检监察处（审计处）归档范围
1、中共海南医学院纪律检查委员会各类文件
2、纪检监察、审计工作中形成的综合性报告、调查材料、会议记录、统计报表
3、纪检监察、审计工作计划、总结
4、纪检监察、审计工作规章制度
5、党员处分、复查材料
6、群众来信来访及处理意见
7、重要会议记录、大事记
8、各类电子文件（光盘）
9、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）
组织部（离退休工作部）归档范围
1、以本部门名义发布的文件材料
2、工作计划、报告总结、调查材料、会议记录
3、副科级以上干部任免、调动、和离休报告、决定、批复、通知等
4、副科级以上干部名册
5、党员名册
6、总支、支部改选报告、审批材料
7、党内统计报表
8、各总支、支部委员名册
9、党组织建设和党校工作材料
10、党员关系转移介绍信存根
11、发展新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料
12、专题教育材料
13、本校离退休人员管理工作的规章制度
14、本校教职工离休、退休人员名册
15、离休、退休人员增减等情况统计表
16、重要的集体活动照片
17、本部年度工作的计划、总结、情况简报
18、我校机关工委工作材料
19、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）
人事部（计划生育办公室）归档范围
1 、以本部门名义发布的文件材料
2、人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录
2 、关于机构、编制规划、计划报告及上级批复
3、人事统计报表、职工名册、人事考核、职称评审工作文件材
4 、人事处权限内的干部任免文件及名册 5、 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料
6、 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料
7 、师资培养、管理工作计划、规定、总结 8、教师进修计划、安排、总结 9、 教师工作量的规定及执行情况
10 、教师业务考核材料
11、 职工录用、聘任、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料
12 、职工调动工作介绍信存根
13、 本校人事工作的规章制度、规定、办法等文件
14、教职工工资调整材料、名册
16、本校计划生育办公室工作计划、总结、会议记录
17、本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册
18、本校有关计划生育工作统计表、检查情况的汇总表
19、本校有关违反计划生育条例处分情况的材料
20、有关表彰计划生育先进单位和个人的材料
21、各类电子文件（光盘）
22、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）
宣传部归档范围
1、以本部门名义发布的文件材料
2、本校宣传工作计划、决定、情况汇报和总结
3、党委宣传工作情况简报、新闻报导、新闻剪报、情况反映，校报等汇编、资料画册等材料
4、党委理论中心组会议记录、宣传部召开的重要会议记录、教职工政治思想工作动态及调查材料
5、本校理论学习的决定、通知、计划、总结
6、国家、部、省以上领导来校视察及学校重要活动、事件的照片（包含数码照片）、录音带、录像带等声像材料
7、各类电子文件（光盘）
8、省级及以上颁发的各种有保存价值和纪念意义的实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
统战部归档范围
1、以本部门名义发布的文件材料
2、统战工作计划、总结
3、统战工作调查材料、典型材料、统计报表及大事记
4、各民主党派机构设置、人员职务任免、表彰、新成员发展等材料
5、有关人员担任各级人大代表、政协委员名单及审批材料
6 、统战工作重要会议记录 7、 台、港、澳和侨务工作材料
8、统战部门有关资料汇编、画册
9、各类电子文件（光盘）
10、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
工会归档范围
1、以本部门名义发布的文件材料
2、工会年度工作计划、总结、统计年报表
3、教职工代表大会暨工会会员代表大会
（1） 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、
讨论通过的文件、决议、纪要、简报、主席团会议记录等文件材料
（2） 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、
会议服务机构的计划、总结等文件材料
（3） 讨论未通过的文件
4、表彰工会先进集体个人的材料、名单
5、处分会员的有关材料
6、工会组织机构及干部名册、发展新会员名册
7 、基层工会干部名册、会员名册
8、妇女工作材料
9、工会委员会会议记录、纪要
10、上级有关工会工作的文件
11、各类电子文件（光盘）
12、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）
教职工监督委员会归档范围
1、教职工监督委员会会议记录、纪要
2、处理群众意见材料
3、教职工监督委员会花名册
4、教职工监督委员会总结、计划
团委归档范围
1、以本部门名义发布的文件材料
2、共青团代表大会、学生代表大会的文件材料
（1） 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、
讨论通过的文件、决议、纪要、简报、主席团会议记录等文件材
（2） 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、
会议服务机构的计划、总结等文件材
（3） 讨论未通过的文件
3、 团委工作计划、报告、总结及规章制度
4 、表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料
5 、处分团员的材料及复查材料
6、批准入团、离团材料及名单
7 、团干部名单、团员名册
8、 团委会议记录
9、 学生会文件、材料
10 、本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料
11 、各分团委的有关材料
12 、团委牵头进行的重大活动的有关材料
13、团委、学生会的有关资料汇编、画册及内部刊物（莘报）
14、各类电子文件（光盘）
15、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）
保卫处（人民武装部）归档范围
1、 本校武装、保卫的工作计划、总结、规章制度、报告调查材料
2 、本校武装、保卫工作统计年报及重要报表
3、 消防、军训等业务性文件材料
4、本校民兵名册、转业、退伍军人名册
5、各类电子文件（光盘）
6、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）
图书馆归档范围
1、图书工作概况、发展规划、藏品目录、统计年报
2、图书工作规章制度
3、图书工作计划、总结及工作中形成的综合性报告
4、图书部门与校外交流的有关材料
5、图书馆大事记
6、图书馆有关资料汇编、画册
7、各类电子文件（光盘）
8、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）
档案馆归档范围
1、档案工作计划、总结、报告、规划
2、档案工作规章制度
3、档案工作年度统计报表
4、档案工作全宗说明
5、海南医学院归档文件目录
6、档案馆有关汇编
7、上级有关档案工作的文件
8、各类电子文件（光盘）
9、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）
国有资产管理处归档范围
1、以本部门名义发布的文件材料
2、国资部工作报告、总结、计划和规章制度
3、本校国有资产账目、统计报表
4、上级有关采购等管理方面的文件
5、本校仪器设备管理的规章制度
6、本校仪器设备购置计划、报告、统计表
7、仪器设备管理工作计划、总结、请示及上级批复
8、本校仪器设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告、请示和批复
9、仪器设备项目材料
10、各类电子文件（光盘）
11、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）
基建房产管理处（后勤管理处）
一、综合
1、上级主管部门关于基建工作的通知、规定、条例等文件
2、以本部门名义发布的文件材料
3 、基建工作的计划、年度总结、统计报表
4、职工住房标准与分配方案
5、全校各种管线工程（地上、地下）分布图及有关材料
6、全校地质勘探、地形测量材料及图纸、校园建设规划、设计总平面图
7、本校房屋扩建、改建、重建、拆迁等问题给校领导的请示、报告及批复
8、征地总平面图、计划、申请报告及用地面积核准文件等批准文件材料
9、征地补偿协议书、补偿费用标准、补偿凭证及付款凭证
10、基建中形成的其他有价值的材料（包括其中照片等声像材料） 及电子文件材料
二、基建工程项目
(一) 工程建设准备阶段
11、项目建议书（项目申请报告）及批复
12、可行性研究报告及批复、方案论证
13、设计任务书（计划任务书）及批复
14、环保三同时、消防、卫生防疫、防火等审核送审单、通知单
15、工程地质、水文勘察报告及图表；重要土、岩样及说明
16、地址选择报告及批准文件
17、本工程征用土地批准文件及红线图、折迁、补偿协议书等
18、有关调整基建投资的请示、批复
(二) 工程建设设计阶段
19、设计委托合同
20、设计方案、初步设计、扩初设计、技术设计、校审记录、技术会审纪要、工程概算及有关材料
21、工程项目招标、投标的有关文件
22、承包合同、协议书及租赁文件
23、技术秘密材料、专利文件
24、设计计算书，关键技术实验
25、总体规划设计
26、设计评价、鉴定及审批
三、工程施工阶段
（一）土建施工文件
27、 建筑许可证（建筑工程执照）
28、开工申请、开工报告、工程测量定位记录、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
29、施工设计或施工方案、施工计划、施工技术、安全措施、施工工艺
30、原材料(钢、砖、水泥等)质保书及构件出厂证明、质量鉴定、半成品及预制构件合格证
31、建筑材料实验报告，金属焊接试验报告
32、设计变更、工程更改联系单(通知书)
33、砼(混凝土)施工日记
34、土建施工定位测量、地质勘察、验槽及地基处理记录或桩基施工记录
35、土、岩试验报告、砼(混凝土)、砂浆抗压、密封性试验报告
36、基础工程验收记录（如打桩、灌注桩施工记录）、结构中间验收记录
37、隐蔽工程验收、技术复核记录
38、工程施工日记及测试沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告
39、分项、分部单位工程质量抽样检查、综合评定材料
（二）设备及管线安装施工文件
40、开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
41、设计变更、工程更改联系单(通知书)及材料、零部件、设备代用审批材料(含材料质量保证书、合格证)
42、焊接工程检查验收记录
43、隐蔽工程验收记录
44、强度、密闭性试验报告
45、设备调试、试验记录
46、施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告
（三）电气、仪表安装施工文件
47、开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
48、设计变更、工程更改联系单及材料、零部件、设备代用审批材料
49、调试、测试、整定记录，隐蔽工程验收记录
50、施工安装记录、质量检查、评定、事故处理报告
四、竣工验收阶段
51、项目竣工验收报告(记录)
52、全部竣工图纸（包括工程底图）
53、项目质量评审材料
54、竣工验收会议纪要、决议文件及工程现场声像材料
55、工程预算、决算材料
五、工程建设中其他档案材料
56、合资、捐赠工程合同、协议
57、上级、海关等有关方面的批复文件
58、 重要的来往信函及洽谈会议纪要、意向书及其它文字凭证材料
六、后勤服务工作
59、本校后勤工作规章制度、工作计划、总结、报告
60、与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料
61、实施后勤社会化改革工作的材料
62、车辆、食堂、校园绿化工作的有关文件材料
63、各类电子文件（光盘）
64、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）
计划财务处归档范围
1、以本部门名义发布的文件材料
2、本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件
3、会计移交清册
4、财会档案移交保管清册
5、财会档案销毁清册
6、有关财务管理方面的其他文件材料
7、会计报表
8、会计账簿
9、会计凭证
10、工资清册
11、各类电子文件（光盘）
12、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）
杂志社归档范围
1.综合管理
（1）上级有关编辑出版工作的文件
（2）本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录
（3）本校编辑出版工作规章制度、统计报表
2.刊物
（1）出版通知单，刊物、音像等出版物成品
（2）编辑出版合同、协议书
（3）获奖或受查处情况的文件材料
（4）有参考价值的读者来信、重要评论
3、各类电子文件（光盘）
4、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）
教务处归档范围
一、综合
1、以本部门名义发布的文件材料
2、教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法
3、学校规划、实施计划、有关教学规章制度、会议纪录、调研报告、简报、学年教学工作计划和总结等
3、统计报表
4、教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料、教学工作会议文件资料等。
5、学风建设的条例、决定、通知、计划、报告、总结
6、教师工作量的规定及执行情况、统计资料
7、教师教学重要经验总结、体会及意见
二、专业设置与实验室建设
1、专业、教学实验室的论证、评估、申报、审批材料
2、专业、教学实验室建设材料
3、专业、教学实验室建设统计报表
4、上级有关专业设置及教学实验室建设的文件材料
5、专业、教学实验室建设计划、简报、总结材料
三、学籍管理
1、学生成绩总册（含单科成绩原始记录、各种含补考等）
2、在校学生名册(普招本科生）
3、学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）
四、课堂教学与教学实践
1、各专业教学计划、教学大纲（含考试大纲、题库目录）
2、课程建设要求及安排、校历表、课表（含教学任务书）
3、各系、科、专业课程试题库
4、教学实习、生产实习计划、总结及有关材料（含实习大纲、总结等）
5、社会调查、社会实践计划、总结及有关材料
6、课程考试安排表、有代表性的考场记录
7、教学差错、事故情况及处理结果
8、授课计划
五、学位
1、学位委员会授予各层次学位清册
2、上级有关学位工作文件材料
3、本校学位评定条例、办法及计划、总结
六、毕业生材料
1、上级有关毕业生的文件材料
2、毕业生工作计划、总结
3、毕业生花名册
4、学生毕业、结业情况及分析
5、毕业证、学位证领取签收册
七、教材
1、自编、主编教材（含副主编、参编等）
2、各院（系、部）各专业使用教材目录及样本
3、自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集
4、专业课程教材建设规划（含实验、实习等）
5、其他有保存价值的自编参考资料
6、多媒体课件目录及样本
八、教学工作委员会工作有关材料
九、各类电子文件（光盘）
十、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）
招生与就业指导处
一、招生
1、上级有关招生工作的文件材料
2、招生计划、规定、生源计划
3、新生录取材料及新生名单（含入学成绩等）
4、招生宣传、招生工作总结
二、就业
5、上级有关学生就业工作的规定、条例和通知的文件
6、毕业生就业统计表
7、毕业生就业方案
8、全国普通高等学校毕业生就业协议书
9、毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料
10、毕业生报到证领取签收册
11、各类电子文件（光盘）
12、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）
教师教学发展中心（医学教育研究所）归档范围
1、本所有关工作的请示报告及有关批复
2、本所工作计划、总结、报告材料
3、规章制度
4、教育教学研究课题材料
5、各类电子文件（光盘）
6、省级及以上颁发的各种有保存价值和纪念意义的实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）
学生工作处归档范围
1、以本部门名义发布的文件材料
2、本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例和奖贷学金条例及偿还贷款办法
3、有关学生工作向校领导的请示、报告及重要的批示
4、学生工作计划、总结，工作职责、岗位责任制
5、学生思想政治工作典型调查材料和统计
6、 关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件
7、学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）
8、学生处分材料
9、学生辅导员队伍的管理材料
10、辅导员花名册
11、校级先进班级、优秀学生、优秀学生干部名单及材料
12、 勤工俭学、社会实践有材料
13、编印《简报》《学生工作通讯》汇编材料
14、各类电子文件（光盘）
15、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）
科技处（学科发展）归档范围
一、综合管理
1、以本部门名义发布的文件材料
2、本校有关科研工作的重要决定、规定、管理办法
3、本校有关科研工作的请示报告及有关批复
4、全校科研工作会议纪要、会议文件及声像材料
5、科技计划管理文件，科研经费管理文件
6、科研成果成果管理文件，科研成果登记表、报告表
7、科研成果汇编、获奖项目选编、论文目录汇编
8、科研部工作计划和工作总结等材料
9、重大学术活动材料
10、各类有价值的电子文件（光盘）
11、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）
二、学科与实验室建设
1、学科、科研实验室的论证、评估、申报、审批材料
2、重点学科、科研实验室建设材料
3、学科、科研实验室建设统计报表
4、上级有关学科及科研实验室建设的文件材料
5、学科、科研实验室建设计划、简报、总结材料
三、项目(课题)
1.科研准备阶段: 开题报告、课题调研论证材料；任务书、合同、协议书，课题研究计划
2.研究实验阶段：实验、测试、调查等原始记录；数据处理材料，设计的文字说明和图纸；研究工作阶段总结 ，有关的照片、录像带声像材料
3.总结鉴定阶段：研究工作报告（总结），工艺技术报告，技术诀窍报告，工作总结；论文专著，分析测试报告，查新报告，检索证明
四、成果
1、出版著作（原件）
2、论文发表（复印件，包括刊物封面、所在目录和论文内容）
五、专利、奖励
1、专利证书原件，专利侵权纠纷的处理材料
2、科技奖励证件：如奖状、证书（集体交原件、个人交复印件）
研究生院
一、综合
1、上级机关下达的有关研究生教学工作的文件材料(针对本校的、重要的、需要长期参照执行的)
2、本校研究生教学改革、培养目标、培养规格、学制等工作的请示、指示、规定、办法及岗位责任制、机构沿革的材料
3、重要会议纪要，工作计划、总结及教学评估材料
4、联合办学的合同、协议、报告及有关材料
5、统计报表、本院大事纪、会议记录
6、研究生管理工作文件材料
7、其他有保存价值的材料
8、部门汇编、图册图片
9、各种有保荐价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）
二、招生
10、上级有关本校研究生招生工作的文件材料及批复
11、本校研究生招生计划、规定、上级批复
12、新生名单
三、学籍
13、研究生培养管理档案 研究生培养计划、学位申请书、论文开题报告、评阅人审批表、评阅书、答辩委员会审批表、答辩会议记录、学位授予决议书和学位通知书
14、学生学籍变更材料(升学、留级、休学、退学、转学、复学、开除、出国、死亡)
15、学生奖励材料(奖学金、各种荣誉称号)
16、学生违法、违纪处分决定及有关材料
17、毕业、肄业、结业生名册及补发证书的证明材料
四、课堂教学与教学实践
18、研究生培养方案，各专业教学计划、教学大纲
19、课程安排表、教师任课安排表
五、学位与毕业生材料
20、上级有关学位工作的文件材料及我校申报学位专业材料
21、本校学位评定条例、办法扩计划、总结
22、校学位评定委员会的成员名单与会议记要、决定
23、学位委员会授予各层次学位名单
24、研究生指导教师材料
25、毕业生名册、毕业证、学位证签领名册
26、毕业生就业统计表、毕业生就业方案、毕业生推荐表
27、取得毕业、学位资格学生电子注册名单（光盘）
28、毕业生合影(班或专业)
高等职业教育学院归档范围
一、综合
1、教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法
2、部门规划、实施计划、有关教学规章制度、会议纪录、调研报告、简报
3、本院年度工作总结、计划
4、统计报表
5、高职院发布的文件材料
二、招生
1、上级有关招生工作的文件材料
2、招生计划、规定、生源计划
3、新生录取材料及新生名单（含入学成绩等）
4、招生宣传、招生工作总结
三、学籍管理
1、学生成绩总册（含单科成绩原始记录、各种含补考等）
2、学生花名册（普招专科生）
3、学生学籍异动材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）
4、学生登记卡（一式两份）
四、课堂教学与教学实践
1、各专业教学计划、教学大纲
2、课程建设要求及安排、校历表、课表（含教学任务书、教学进度表等）
3、各系、科、专业课程试题库
4、教学实习、实习计划、总结及有关材料（含实习大纲、总结等）
5、教学差错、事故情况及处理结果
五、教材
1、自编、主编教材（含副主编、参编等）
2、自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集
3、专业课程教材建设规划（含实验、实习等）
4、其他有保存价值的自编参考资料
六、学生工作
1、学生工作计划、总结，工作职责、岗位责任制
2、学生思想政治工作典型调查材料和统计
3、毕业生花名册
4、学生毕业、结业情况及分析
5、毕业证书签领册
6、应届毕业生合影
7、学生档案
8、各类电子文件（光盘）
9、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）
成人教育学院归档范围
（包括：成人教育、自学考试、职能鉴定）
一、综合
1、上级有关成人教学工作的文件
2、本校关于成人教学工作的指示、规定、办法
3、成人教学工作计划、总结、报告
4、职业技能鉴定所发布的文件材料
5、自考办发布的文件材料
6、教学统计报表
7、部门汇编、图册
8、各类电子文件（光盘）
9、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）
二、新生
1、新生录取材料及新生名单
2、学生登记卡
三、学籍管理
1、学生成绩总册
2、学生花名册
3、学生学籍异动材料（留级、休学、复学、转学、退学、开除等）
四、课堂教学与教学实践
1、各专业教学计划、教学大纲
2、课程建设要求及安排、校历表、课表（含教学任务书、教学进度表等）
3、教学差错、事故情况及处理结果
五、教材
1、自编、主编教材（含副主编、参编等）
2、自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集
3、其他有保存价值的自编参考资料
六、毕业生材料
1、上级有关毕业生的文件材料
2、毕业生工作计划、总结，简报
3、自学考试毕业生登记表
4、毕业生花名册
5、学生毕业、结业情况及分析
6、毕业证书签领册
7、应届毕业生合影
8、各类电子文件（光盘）
9、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）
国际教育学院归档范围
1、以本部门的名义发布的文件材料
2、本院的规章制度
3、本院工作计划、总结、统计报表
4、招生工作材料
5、国际交流材料
6. 外国留学生工作
（1 ）录取审批材料、学籍登记表、学籍卡片
（2 ）学习情况、成绩及评语
（3） 教学计划、大纲、安排
（4） 学位论文及学位证书复印件
（5） 学生去向及有关材料
（6）在校生花名册
（7）毕业生花名册
（8）应届毕业生合影
7、上级有关留学生工作的文件
8、各类电子文件（光盘）
9、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）
现代教育技术中心归档范围
1、以本部门名义发布的文件材料
2、中心的规章制度
3、中心各种请示和批复
4、中心年度工作计划、总结、报告、统计报表
5、上级有关于网络管理工作的文件
6、各类电子文件（光盘）
7、省级及以上颁发的各种有保存价值和纪念意义的实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）
教学单位（各学院）归档范围
一、各学院党政管理类
1、以本部门名义发布的文件材料
2、本部门各种请示和批复
3、本部门年度工作计划、总结、报告
4、本部门大事记、简报
5、本部门有关管理工作的文件材料
6、教职工的奖惩材料
7、本部门承办的国际、国内学术会议或组织的重要活动、会议材料
8、本部门有关资料汇编、画册
9、本部门与有关单位签订的合同、协议
10、学生意外事件材料
11、学生登记卡（一式两份）
12、学生档案
13、应届毕业生合影
14、运动会材料（体育部）
15、各类电子文件（光盘）
16、省级及以上颁发的各种有保存价值和纪念意义的实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）
二、各学院教学类
1、专业评估材料
2、优秀毕业设计（论文）
3、本校召开或承办的国内学术（学会）会议材料
4、教师出版的著作
科学实验中心归档范围
1、本部门年度工作计划、总结、报告
2、本部门大事记、简报
3、本部门有关管理工作的文件材料
4、本部门规章制度
5、本部门承办的国际、国内学术会议或组织的重要活动、会议材料
6、本部门有关资料汇编、画册
7、本部门与有关单位签订的合同、协议
8、各类电子文件（光盘）
9、省级及以上颁发的各种有保存价值和纪念意义的实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）
热带病重点实验室归档范围
1、本部门年度工作计划、总结、报告
2、本部门大事记、简报
3、本部门有关管理工作的文件材料
4、本部门规章制度
5、本部门承办的国际、国内学术会议或组织的重要活动、会议材料
6、本部门有关资料汇编、画册
7、本部门与有关单位签订的合同、协议
8、各类电子文件（光盘）
9、省级及以上颁发的各种有保存价值和纪念意义的实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）
药物安全性评价研究中心归档范围
1、本部门年度工作计划、总结、报告
2、本部门大事记、简报
3、本部门有关管理工作的文件材料
4、本部门规章制度
5、本部门承办的国际、国内学术会议或组织的重要活动、会议材料
6、本部门有关资料汇编、画册
7、本部门与有关单位签订的合同、协议
8、各类电子文件（光盘）
9、省级及以上颁发的各种有保存价值和纪念意义的实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）
海南医学院第一、二附属医院
附属医院的归档范围由附属医院具体制定，但是以下材料须交到海南医学院档案馆。
1、本院年度工作总结、计划
2、职工花名册
3、附院报
4、归档目录
二、归档要求
（一）收集档案的各类文件材料必须是原文件，如有特殊情况不能移交原件的，单位必须注明情况。
（二）声像档案：录音、光盘的外盒上应贴上标签, 必须附有文字说明，内容包括事由、时间、地点、摄影者； 照片按照《数码照片归档与管理规范》要求整理，每张照片都必须附有文字说明，内容包括事由、时间、地点、摄影者。声像档案没有存储在录音录像带或光盘的，可用U盘拷贝，并附上相关的文字说明。
（三）实物档案：标明实物名称、获得时间和颁（赠）单位。
附件二：
2017年文件材料移交清单
移交单位： 接收单位：档案馆
移交人： 接收人：
年 月 日
