各院、部(系)：

为做好2017级新生档案的收集工作，现将2017级新生档案(国家统招的全日制专科、本科及硕士研究生档案)的收集范围及有关事项通知如下：一、收集范围：1、新生入学前形成的档案，如高中档案、专科档案、本科档案。学生不能私自拆封档案。 2、学生登记卡。一式两份，每份学生登记卡需在学生照片处加盖学工处公章。其中一份装订成册入综合档案库房，一份不装订入学生个人档案。3、录取通知书，盖章那一联。请移交前学生个人复印一份自存。4、新生入学体检表。5、团员材料，指入团志愿书、入团申请书（团员证不入档案，由学生自己保管）。6、其它材料，如自考学历档案。二、要求：1、以上材料均由各班收齐后移交档案馆，移交的材料应把同一个人的材料作为一份，按新生档案、学生登记卡、录取通知书、入学体检表、团员材料、其它材料的顺序排列，各人之间按教务部门提供的班级花名册顺序排序。新生体检表由各院系到校医务室签领。有部分学生的档案已寄到档案馆，移交档案时到档案馆签领，名单见附件1，2、如档案已在人才中心的同学，需要学校开具调档函的，请到档案馆办理。3、归档整理时间在学工群另行通知（大约在10月底11月初）。4、以上各类材料移交时要提供打印的纸质版《档案移交清单》一式两份，移交前由辅导员在“移交人”处签名，并发送电子版至邮箱：54622741@qq.com,移交清单格式见附件2，要求“学号”、“姓名”两栏数据根据教务部门提供的班级花名册顺序打印，不手写。5、应装订的学生登记卡请按规定样式装订，样式见附件3。6、各班学生档案移交到档案馆后，由辅导员指定该班学生干部（3-6人）到档案馆负责该班学生档案的整理、换袋工作。联系人：钟老师陈老师 电话：66893065 地址：图书馆六楼学生档案管理室校医务室联系人：李老师 电话：66895376 地址：国医馆一楼

部分邮寄到档案馆的学生档案清单.xls

2017级学生档案移交清单.xls

学生登记卡装订样式.doc

海南医学院档案馆

2017-10-10