各院、系、部、室（中心），各直属机构：
为进一步规范学校的档案管理工作，保证学校建设与发展过程中各类档案材料的完整，现将2016年度档案归档工作有关事项通知如下：
各单位（部门）文件材料收集归档的具体范围参照《海南医学院各二级部门、各单位文件材料归档范围和要求暂行规定》执行，并收集与纸质版文件相一致的电子文件。
二、收集类别：党群类、行政类、教 学类、科研类、产品生产与科技开发类、基建类、设备类、出版类、外事类、财会类、声像类（照片、录音带、光盘等）、实物类（奖品、字画、礼品等）。
（一）凡应收集归档的文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，确保材料齐全、完整，真实。
（二）收集档案的各类文件材料必须是原文件，复印件和传真件等不能作为归档文件材料，如有特殊情况不能移交原件的，单位必须注明情况。
（三）声像档案：录音、光盘的外盒上应贴上标签, 必须附有文字说明，内容包括事由、时间、地点、摄影者； 照片按照《数码照片归档与管理规范》要求整理，每张照片都必须附有文字说明，内容包括事由、时间、地点、摄影者。声像档案没有存储在录音录像带或光盘的，可用U盘拷贝，并附上相关的文字说明。
（四）实物档案：标明实物名称、获得时间和颁（赠）单位。
各单位（部门）兼职档案员负责收集、初步整理归档文件材料后,于2017年1月16日前将其纸质版、电子版及移交清单统一送学校档案馆。
附院档案归档工作，参照以上要求由附院综合档案室负责并于2017年6月底前完成，并将归档文件目录移交学校档案馆。
联系人：李梓泉 联系电话：66893095 18289744796
附件：海南医学院各二级部门、各单位文件材料归档范围
（1） 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论
通过的文件、决议、纪要、简报、主席团会议记录等文件材料
（2）重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、
2、本校党委会、党委扩大会、书记院长碰头会、总支书记会等会议记录、纪要、决议及讨论通过的文件材料
3、党委发布的文件材料，包括决定、办法、指示、批转、通报和通知等
4、党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）
6、 校党委和上级党委调研、检查、巡视学校形成的文件材料
7、 党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿
10、附院党委各总支（直属支部）报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表、建党工作、人员奖励及有关材料
16、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等。属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
12、上级机关、上级领导检查、视察本地区、本校工作时形成的文件材料
20、上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料
（1）出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料
（2）签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等
（3） 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录
（4） 出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）
26、外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料
27、中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录
30、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
2、纪检监察、审计工作中形成的综合性报告、调查材料、会议记录、统计报表
9、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
3、副科级以上干部任免、调动、和离休报告、决定、批复、通知等
11、发展新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料
13、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
3、人事统计报表、职工名册、人事考核、职称评审工作文件材
6、 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料
11、 职工录用、聘任、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料
16、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
2、 上级机关组织的经验交流会上的领导讲话、我校的发言
9、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
3、党委宣传工作情况简报、新闻报导、新闻剪报、情况反映，校报等汇编、资料画册等材料
4、党委理论中心组会议记录、宣传部召开的重要会议记录、教职工政治思想工作动态及调查材料
6、国家、部、省以上领导来校视察及学校重要活动、事件的照片（包含数码照片）、录音带、录像带等声像材料
8、省级及以上颁发的各种有保存价值和纪念意义的实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
4、各民主党派机构设置、人员职务任免、表彰、新成员发展等材料
5、有关人员担任各级人大代表、政协委员名单及审批材料
9、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
（1） 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、
讨论通过的文件、决议、纪要、简报、主席团会议记录等文件材料
（2） 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、
14、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
（1） 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、
讨论通过的文件、决议、纪要、简报、主席团会议记录等文件材
（2） 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、
13、团委、学生会的有关资料汇编、画册及内部刊物（莘报）
15、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
1、 本校武装、保卫的工作计划、总结、规章制度、报告调查材料
6、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
8、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
10、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
19、本校仪器设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告、请示和批复
24、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
2、本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件
12、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
（2）本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录
4、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
2、教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法
3、学校规划、实施计划、有关教学规章制度、会议纪录、调研报告、简报、学年教学工作计划和总结等
4、教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料、教学工作会议文件资料等。
1、学生成绩总册（含单科成绩原始记录、各种含补考等）
3、学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）
1、各专业教学计划、教学大纲（含考试大纲、题库目录）
2、课程建设要求及安排、校历表、课表（含教学任务书）
4、教学实习、生产实习计划、总结及有关材料（含实习大纲、总结等）
十、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
6、省级及以上颁发的各种有保存价值和纪念意义的实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
10、校级先进班级、优秀学生、优秀学生干部名单及材料
20、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
5、科技计划管理文件，科研经费管理文件6、科研成果成果管理文件，科研成果登记表、报告表
11、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等）
1.科研准备阶段: 开题报告、课题调研论证材料；任务书、合同、协议书，课题研究计划
2.研究实验阶段：实验、测试、调查等原始记录；数据处理材料，设计的文字说明和图纸；研究工作阶段总结，有关的照片、录像带声像材料
3.总结鉴定阶段：研究工作报告（总结），工艺技术报告，技术诀窍报告，工作总结；论文专著，分析测试报告，查新报告，检索证明
2、论文发表（复印件，包括刊物封面、所在目录和论文内容）
2、科技奖励证件：如奖状、证书（集体交原件、个人交复印件）
八、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
6、省级及以上颁发的各种有保存价值和纪念意义的实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
6、省级及以上颁发的各种有保存价值和纪念意义的实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部职工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
（包括：高职高专教育、成人教育、自学考试、继续教育、职能鉴定）
1、教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法
2、部门规划、实施计划、有关教学规章制度、会议纪录、调研报告、简报
1、学生成绩总册（含单科成绩原始记录、各种含补考等）
3、学生学籍异动材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）
2、课程建设要求及安排、校历表、课表（含教学任务书、教学进度表等）
4、教学实习、实习计划、总结及有关材料（含实习大纲、总结等）
12、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于师生员工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
9、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于师生员工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
7、省级及以上颁发的各种有保存价值和纪念意义的实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等；属于师生员工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
7、本部门承办的国际、国内学术会议或组织的重要活动、会议材料
16、省级及以上颁发的各种有保存价值和纪念意义的实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等；属于师生员工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
1、本校后勤工作规章制度、工作计划、报告、调查材料
2、与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料
10、各种有保存价值和纪念意义的声像档案(照片、光盘、录音和录像带)和省级及以上颁发的各种实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于干部员工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
5、本部门承办的国际、国内学术会议或组织的重要活动、会议材料
9、省级及以上颁发的各种有保存价值和纪念意义的实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于师生员工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
5、本部门承办的国际、国内学术会议或组织的重要活动、会议材料
9、省级及以上颁发的各种有保存价值和纪念意义的实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于师生员工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
5、本部门承办的国际、国内学术会议或组织的重要活动、会议材料
9、省级及以上颁发的各种有保存价值和纪念意义的实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于师生员工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
5、本部门承办的国际、国内学术会议或组织的重要活动、会议材料
9、省级及以上颁发的各种有保存价值和纪念意义的实物档案（奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等，属于师生员工个人荣誉、个人要保存原件的需复印、拍照收集）
附院的归档范围由附院具体制定，但是以下材料须交到海南医学院档案馆。
