各院、部(系)：

为做好2016级新生档案的收集工作，现将2016级新生档案的收集范围及有关事项通知如下：

一、收集范围：

1、新生入学前形成的档案，如高中档案、专科档案、本科档案。学生不能私自拆封档案。

2、录取通知书，盖章那一联。请移交前学生个人复印一份自存。

3、团员材料，指入团志愿书、入团申请书（团员证不入档案，由学生自己保管）。

4、学生登记卡。一式两份，每份学生登记卡需在学生照片处加盖学工处公章。其中一份装订成册入综合档案库房，一份不装订入学生个人档案。

5、新生入学体检表。

二、要求：

1、以上材料均由各班收齐后移交档案馆，所交材料按学号从小到大排序。新生档案邮寄到学校教务部的，由教务部移交到档案馆。新生体检表由各院系到学工处签领。

2、归档整理时间另行通知（大约在10月底11月初）。录取通知书如未办完户口，可等办完户口后再单独移交。

3、以上各类材料移交时要提供《档案移交清单》一式两份，格式见附件1，要求“学号”、“姓名”两栏数据打印，不手写。

4、应装订的学生登记卡请按规定样式装订，样式见附件2。

5、各班学生档案移交到档案馆后，由辅导员指定该班学生干部到档案馆负责该班学生档案的整理、换袋工作。

联系人：陈老师 电话：66893065 地址：图书馆六楼学生档案管理室

学工部王长福老师 电话：66891755 地址：图书馆副楼三楼（国医馆楼上）

附件1：2016级学生档案移交清单

附件2：学生登记卡装订样式

海南医学院档案馆

2016-9-1