各院、部(系)：

为做好2016届毕业生档案工作，现将有关事项通知如下：

一、准备工作

1、各毕业班的学生档案工作原则上由辅导员负责，若有特殊情况，需安排一名班干部负责本班的学生档案工作。各班根据班级人数按照1：20的比例安排本班学生整理档案工作。

2、各毕业班辅导员于6月3号之前把本班负责学生档案整理工作的班干部的姓名、电话报送档案馆学生档案管理室。

3、拟于6月7日召开学生档案工作培训会议，请毕业班的辅导员、参加学生档案整理工作的代表届时参加，会议具体时间地点另行通知。

二、学生档案的归档

1、归档范围

（1）入党材料：正式党员的党员档案、入党申请人（没有发展为入党积极分子）的材料。入党积极分子、预备党员的党员档案转到新单位的党组织，不归入学生档案。

（2）入团材料：入团志愿书、入团申请书。11级、12级本科生的入团材料在校团委；13级专科生的入团材料已归档，不用再提交。

（3）获奖材料：校级及以上获奖证书复印件（需加盖院系公章,并注明复制日期）。

（4）实习鉴定手册、高校毕业生登记表、成绩单、就业报到证副联、处分及撤销处分材料。

2、归档时间

由于报到证下发时间较迟，除报到证副联以外的其它材料于6月8日-16日先归档，各班的归档时间安排见附表1，报到证下发以后再每班派一名学生归入档案。

3、归档要求

（1）以上材料均由各班负责组织收集并移交到档案馆。手写材料一律用黑色墨水或签字笔填写；注明组织盖章处须盖上组织公章，如成绩单、高校毕业生登记表、实习鉴定等。

（2）移交的材料应把同一个人的材料作为一份，按报到证副联、高校毕业生登记表、成绩单、实习鉴定、奖惩材料、党团材料顺序排列，各人之间按学号从小到大排序。

（3）为保证各班档案的整理工作顺利完成，请各班严格按照时间要求准时过来，如有问题请至少提前一天联系工作人员。

（4）移交材料的同时应提供移交清单，一式两份。格式见附件2。

（5）各班在移交材料的同时将本班材料分别装入各人档案袋。

三、毕业班集体照收集

各毕业班在7月10日前须向档案馆移交本班毕业集体照一份，具体要求如下：

1、规格：压膜照片，26.5.cm×17.5cm,不过塑。

2、照片正上方应该有学院或部（系）、届、专业、班级、摄制时间（字体为宋体）等信息。例：管理学院2016届劳动与社会保障专业12医保班集体合影 2016年6月15日。

3、照片背面必须附与座位对应的师生名单（有职务的姓名后面需注明职务，无职务的注明“教师”或“辅导员”）。

4、同时移交电子版。

四、学生档案的转递

1、明确学生档案的转递去向（转往单位）：

（1）考取研究生或考取专升本的学生，其档案根据录取院校出具的调档函转递到录取院校。若考上本校，转递单位填海南医学院并在备注栏注明所考专业。

（2）就业或暂未就业的学生，其档案原则上按就业报到证、就业介绍信上签发的单位转送。若报到证所登记的工作单位没有保管档案的资质（如非国有企事业单位），则学生应向工作单位落实档案的保管或托管单位，如人才交流中心或该单位的上级机构，并出示调档函、或就业协议书（注明档案保管单位）复印件、或其它书面证明。档案转到非报到证所登记的报到地点，学生应出示调档函。

（3）报到证派回三亚市人力资源和社会保障局的，需同时持有三亚户口（户口迁到学校须先把户口迁回三亚），档案才能转到该单位。

（4）湖北生源的学生，档案转到市县的人才中心，请相关学生根据自己的生源地对照附件3准确填写档案转递单位。

2、请各毕业班辅导员组织统计好本班学生的学生档案转递信息，并按要求填好《毕业生档案转递登记表》（见附件4），发至邮箱54622741@qq.com进行审核，同时向档案馆移交《毕业生档案转递登记表》纸质版和调档函、就业协议书复印件等证明材料。审核通过后填写档案转递通知单。

3、学生档案由学校统一寄出，不需学生本人办理。

4、学生档案查询。学生档案经学校寄出后，学生可登录档案馆网站查询档案去向，并根据EMS快递单号跟踪落实是否寄达，如有问题请致电学生档案管理室。邮件查询时效为一年，请学生务必在一年内跟踪档案寄达情况。

联系人：钟老师 陈老师 电话：66893065

email:54622741@qq.com 钟老师

办公地址：图书馆六楼学生档案管理室

海南医学院档案馆

2016年5月31日

附件1：2016届毕业生档案归档时间安排表

附件2：2016届毕业生材料移交清单

附件3：湖北省毕业生回生源地派遣单位一览表

附件4：2016届毕业生档案转递登记表

附件5：海南省毕业生回生源地派遣单位一览表