各院、部(系)：

为做好2023届毕业生档案归档工作，现将有关事项通知如下：

一、准备工作

各毕业班的学生档案归档工作由辅导员负责，若有特殊情况，需安排一名班干部负责本班的学生档案整理工作。各班根据班级人数按照1：20的比例安排本班学生整理档案。参与档案整理工作的学生请加入档案整理ＱＱ群，群号为：469968348，进群需备注：班级+姓名+电话号码。

二、学生档案的归档工作

1.归档范围

（1）本、专科：高校毕业生登记表、成绩单（一式两份，其中一份装订成册入综合档案库房，一份不装订入学生个人档案）、授予学位决定、实习鉴定手册、调档函或接收函（不入档案）、三方协议复印件（不入档案）。

（2）研究生：研究生毕业登记表、成绩单（一式两份，其中一份装订成册入综合档案库房，一份不装订入学生个人档案）、学籍表、授予学位决定、论文评阅书、专家推荐书（博士研究生）、调档函或接收函（不入档案）、三方协议复印件（不入档案）。

（3）入党材料：正式党员的党员材料。（入党申请书、入党积极分子、预备党员的党员档案转到新单位的党组织，不入档案）。

（4）其他材料：校级及以上获奖证书复印件、毕业证书复印件、学位证书复印件（复印件需加盖院系公章）。

2.归档要求

（1）以上材料均由各班负责组织收集并移交到档案馆。手写材料一律用黑色墨水或签字笔填写；注明组织盖章处须盖上组织公章，如成绩单、高校毕业生登记表、实习鉴定等。

（2）移交的材料应把同一个人的材料作为一份，各人之间按学号从小到大排序。

（3）移交材料的同时应提供移交清单，纸质版移交清单移交前由辅导员在“移交人”处签字，同时电子版发至王老师邮箱15156207@qq.com，统一发送标题格式为“201x级xx班移交清单”，移交清单格式见附件1。

（4）各班在移交材料的同时将本班材料分别装入各人档案袋。

三、毕业班集体照收集

各毕业班在到档案馆整理归档的同时须向档案馆移交本班毕业集体照一份，具体要求如下：

1.规格：压膜照片，26.5.cm×17.5cm，不过塑。

2.照片正上方应该有学院或部（系）、届、专业、班级、摄制时间（字体为宋体）等信息。例：管理学院2023届临床专业18临本1班集体合影 摄于2023年X月X日。

3.照片背面必须附与座位对应的师生名单（有职务的姓名后面需注明职务，无职务的注明“教师”或“辅导员”）。

4.毕业照电子版发至邮箱15156207@qq.com，统一发送标题格式为“201x级xx班集体合影”。

四、学生档案的转递

1.明确学生档案的转递去向（转往单位）：

（1）考取研究生或专升本的学生，档案根据录取院校出具的调档函转递到录取院校。若考上本校，转递单位填海南医学院并在备注栏注明所考专业。

（2）到机关、国有企事业单位就业或定向招生就业的，档案根据单位出具的调档函转递至就业单位或定向单位；到非公单位就业的，档案转递至就业地（需有接收函）或户籍地公共就业人才服务机构；暂未就业的，转递至户籍地公共就业人才服务机构。（国办发〔2022〕13号）

2.请各毕业班辅导员组织统计好本班学生的档案转递信息，并按要求填写《毕业生档案转递登记表》（见附件2），纸质版由学院审核盖章后于2023年6月21日前送到档案馆，电子版发至邮箱15156207@qq.com，统一发送标题格式为“201x级xx班毕业生档案转递表”。

3.学生档案查询。学生档案经学校寄出后，各班档案负责人拍下每位同学的邮寄单号，学生可根据自己的邮寄单号登录www.ems.con.cn，查询邮件状态；如有问题请致电学生档案管理室。邮件查询时效为一年，请学生务必在一年内跟踪档案寄达情况，一年后若发现档案遗失后果自负。

毕业生档案转递工作责任重大，时间紧迫，请各学院务必在毕业生离校之前准确无误地完成档案的整理、移交、转递工作。

联系人: 王老师      电话：66893065、13138989658　　　　　　　　　　

办公地址：图书馆六楼档案馆学生档案管理室

附件：1.2023届毕业生档案移交清单

　　  2.海南医学院2023届毕业生档案转递登记表

3.2023届学生成绩表装订样式

4.2023届毕业班级未寄人员名单及原因登记表

附件下载： 附件.zip

 档案馆

　　　　　　　　　　　　　 2023年5月15日