各二级学院：

为做好2023级新生档案的收集归档工作，现将2023级新生档案(国家统招的全日制专科、本科及硕士、博士研究生)的收集范围及有关事项通知如下：

一、收集范围：

（一）本、专科档案收集范围

1、新生入学前形成的档案：高中档案；

2、录取通知书（副联）；

3、学生登记卡。一式两份，每份学生登记卡需在学生照片处加盖学工处公章。其中一份装订成册入综合档案库房，一份不装订入学生个人档案。

4、新生入学体检表；

5、团员材料，指入团志愿书、入团申请书（团员证不入档案，由学生自己保管）。

6、党员材料（正式党员）；

7、其它材料，如自考学历档案、工作期间产生的材料等。

8、考入专升本的班级收集录取通知书副联和学生登记卡。

（二）研究生档案收集范围

1、新生入学前形成的档案：专科档案、本科档案、硕士研究生档案（博士研究生）；

2、录取通知书（副联）；

3、攻读硕士（博士）学位研究生录取登记表；

4、入学登记表。一式两份，每份入学登记表需在学生照片处加盖研究生处公章。其中一份装订成册入综合档案库房，一份不装订入学生个人档案。

5、新生入学体检表；

6、专家推荐书（博士研究生）

7、党员材料（正式党员）；

8、其它材料，如工作期间产生的材料等。

二、收集要求：

1、入学前的档案严禁拆封，拆封的档案一概拒收。

2、各班学生档案的整理由辅导员指定该班学生干部（3-6人）负责。

3、以上材料均由各班收齐后装袋移交档案馆，移交的材料应按档案收集范围：入学前档案、录取通知书、团员材料、学生登记卡、入学体检表、其它材料的顺序排列，各人之间按学号顺序排序。

4、如档案已在人才中心的同学，需要学校开具调档函的，请到档案馆办理。

5、以上各类材料移交时要提供纸质版《档案移交清单》一式两份，移交前由辅导员在“移交人”处签名，并发送电子版至邮箱：15156207@qq.com,移交清单格式见附件1。要求“学号”、“姓名”两栏数据根据学号顺序打印，不能手写。

6、应装订成册的学生登记卡请按规定样式装订，样式见附件2。

7、归档步骤：①10月8日后到档案馆领取档案袋填写学生的基本信息；②各班待材料收集齐全后装袋，按要求移交到档案馆学生档案管理室。

联系人： 王老师 电话：66893065  

地址：图书馆六楼档案馆学生档案管理室

附件1：2023级学生档案移交清单 附件1：移交清单样式.xls

附件2：学生登记卡装订成册样式 附件2：学生登记卡样式.doc

海南医学院档案馆

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