各部门、各单位：

为确保2023年度形成的综合档案材料及时、完整地收集归档，进一步推动学校档案工作的规范化、制度化，更好地服务于学校中心工作，记录学校发展历程。现将2023年度综合档案材料归档工作通知如下：

一、归档范围

各部门、各单位根据《海南医学院档案归档范围和保管期限表》（以下简称《归档范围》）（附件1）规定的范围进行归档。主要内容如下：

（一）常规性档案材料：2023年1月1日至12月31日，学校在教学、科研、管理和其他各项工作、活动中形成（或积累）的具有保存价值的文件材料，包括文字、图表、实物、数字化信息等不同形式、载体的材料。

（二）重大活动、突发事件档案材料：以《重大活动和突发事件档案管理办法》归档。（附件2）

二、归档要求

（一）按照《归档范围》收集本部门、本单位形成的档案材料，做到应收尽收。

（二）各部门（单位）对所收集的材料进行初步整理。

1.装订：将归档文件以“件”为单位装订好，注意每件材料的排列顺序。

2.标注页码：每一件材料无论单面或双面，只要有书写文字，都要一面编写一个页号(空白面不编号)；页号的位置在每页材料的右下角（反面为左下角），页码编写要求采用2B铅笔书写，不漏号不重号；

3.分类、分保管期限：按照《归档范围》中所列的类目分类，每一类中再按照保管期限再分。如：教务处移交材料时，将材料分成JX11-JX18八类，其中JX11中的材料再按照永久、30年、10年顺序排列。

4.加盖归档章：在每“件”材料的右上角加盖空白归档章。

5.学校的各类发文（不含部门发文）要求纸质一式两份，电子版一份，便于形成每年的发文文件汇编。

6.移交档案时需填写《归档文件材料移交清单》（一式两份），清单目录（文书、电子、实物）顺序要和原文件顺序一致。对于校内的各类发文要备注有无《文件呈批表》，有无漏号、错号、重号；对于各类合同、协议要备注有无《办文呈批单》，经档案馆验收合格后双方签字完成档案移交。

7.各部门、各单位要高度重视归档工作，把归档工作纳入部门年度工作内容，纳入工作职责，与其他各项工作同安排、同部署、同检查、同考核；部门领导要发挥领导和协调作用，亲自靠前抓；各部门、各单位兼职档案员要切实履行归档职责，按照归档规范，完成本部门、本单位所形成的全部档案材料，确保档案归档质量。

8.因特殊原因不能按时移交档案的请说明情况报送档案馆。逾期未移交或未提供延迟移交档案说明的部门将在校内通知及档案馆网上公布，并与部门（单位）、个人的年度考核挂钩。

9.2023年度归档材料请于2024年4月30日前送交档案馆（图书馆六楼），电子版请发送至综合档案公共信箱（hyzonghedangan@126.com）。

三、其他

在归档过程中，如有问题请随时与综合档案室联系。联系电话：66893095，联系人：张贤娣老师。

附件：1.海南医学院档案归档范围和保管期限表

2. 《重大活动和突发事件档案管理办法》（国家档案局令第16号）

海南医学院档案馆

2024年1月10日