各部门、各单位：

为了更好地收集、保存我校2023年在各项工作中留下的具有保存价值的声像记录，根据海医学〔2019〕150号发布的《海南医学院录音录像档案工作规范（暂行）》和《海南医学院照片档案管理工作规范》，现将我校2023年的声像档案归档工作相关事项通知如下：

一、归档范围

声像档案是指我校在从事教学、科研、管理等各项活动中直接形成的具有保存价值的照片、录音和录像文件。具体归档范围见附件1.

二、归档要求

各部门对照归档范围并按归档要求整理好本部门形成的材料，具体要求如下：

1、保证质量

归档的声像材料应为原版、原件（特殊原因除外），内容完整、清晰。归档的照片应精心挑选，对反映同一内容的若干张照片，应选择图像质量好的，具有代表性的。所选照片应能反映该项活动的全貌。

2、分类存放

归档的声像材料首先按录音、录像和照片一级文件夹分类存放，在一级文件夹下建立二级文件夹，用于存放同一事件（活动）产生的材料，不同事件（活动）的材料分开存放。文件夹命名方式见附件4的整理示例。

3、填写目录

声像档案目录分为录音、录像档案目录和照片档案目录，分别置于录音、录像和照片文件夹内。录音录像和照片目录格式分别见附件2和附件3，具体填写要求见附件4。

4、移交方式

各部门（单位）将应归档的材料按以上要求整理好后于2024年4月30日前移交到档案馆技术管理室。可以用U盘或移动硬盘离线移交，数据量不大的可以在线移交。移交时附移交清单，移交清单见附件5.

各部门、各单位要高度重视归档工作，把归档工作纳入部门年度工作内容，纳入工作职责，与其他各项工作同安排、同部署、同检查、同考核；各部门、各单位兼职档案员要切实履行归档职责，按照归档规范，完成本部门、本单位所形成的全部档案材料，确保档案归档质量。因特殊原因不能按时移交档案的请说明情况报送档案馆。逾期未移交或未提供延迟移交档案说明的部门将在校内通知及档案馆网上公布。

联系人：钟老师，林老师，电话：66960973，邮箱：hy0218004@hainmc.edu.cn。地址：图书馆六楼东侧档案馆技术管理室。

附件：1.海南医学院声像档案材料归档范围

2.录音录像档案目录格式

3.照片档案目录格式

4.声像档案整理示例

5.移交清单格式

海南医学院档案馆

2024年1月10日