各二级学院：
为做好2024届毕业生档案归档工作，现将有关事项通知如下：
毕业班的学生档案归档工作由辅导员负责，若有特殊情况，可以安排班干部负责本班的学生档案整理工作。各班根据班级人数按照1：20的比例安排本班学生整理档案。参与档案整理工作的学生请加入档案整理临时群，QQ群号为：283769074，进群需备注：班级+姓名+电话号码。
一、学生档案的归档工作
（一）归档范围
1.本、专科：
（1）高校毕业生登记表
（2）成绩单（一式两份，其中一份装订成册入综合档案库房，一份不装订入学生个人档案）
（3）授予学位决定
（4）实习鉴定手册
（5）高等学校毕业生档案转递单/高等学校毕业生档案转递回执
（6）调档函或接收函（不入档案）、三方协议复印件（不入档案）。
2.研究生：
（1）研究生毕业登记表
（2）成绩单（一式两份，其中一份装订成册入综合档案库房，一份不装订入学生个人档案）
（3）学籍表
（4）授予学位决定
（5）论文评阅书
（6）高等学校毕业生档案转递单/高等学校毕业生档案转递回执
（7）专家推荐书（博士研究生）
（8）调档函或接收函（不入档案）、三方协议复印件（不入档案）
3.入党材料：正式党员的党员材料。（入党申请书、入党积极分子、预备党员的党员档案转到新单位的党组织，不入档案）。
4.其他材料：校级及以上获奖证书复印件、毕业证书复印件、学位证书复印件（复印件需加盖院系公章）。
（二）归档要求
1.以上材料均由各班负责组织收集并移交到档案馆。移交的材料应把同一个人的材料作为一份，各人之间按学号从小到大排序。
2.归档材料必须是办理完毕的材料。归档材料应真实完整、字迹清晰、手续齐备，应有承办单位或个人署名，并有形成材料的日期。凡规定由组织审查盖章的，须盖印章。
3.手写材料一律用黑色墨水或签字笔填写，不得涂改，不得用复印件代替原件存档。
4.移交材料的同时应提供移交清单，纸质版移交清单移交前由辅导员在“移交人”处签字并盖学院公章，同时电子版发至王老师邮箱15156207@qq.com，统一发送标题格式为“20xx级xx班移交清单”，移交清单格式见附件1。
4.各班在移交材料的同时将本班材料分别装入各人档案袋。
二、毕业班集体照收集
各毕业班在档案馆整理归档的同时须向档案馆移交本班毕业集体照纸质版一份，具体要求如下：
（一）规格：压膜照片，26.5.cm×17.5cm，不过塑。
（二）照片正上方应该有学院或部（系）、届、专业、班级、摄制时间（字体为宋体）等信息。例：临床学院2024届临床医学专业19临本1班集体合影 摄于2024年X月X日。
（三）照片背面必须附与座位对应的师生名单（有职务的姓名后面需注明职务，无职务的注明“教师”或“辅导员”）。
（四）毕业照电子版（正、反面）发至邮箱15156207@qq.com，统一发送标题格式为“20xx级xx班集体合影”。
三、学生档案的转递
（一）明确学生档案的转递去向（转往单位）：
1.考取研究生或专升本的学生，档案根据录取院校出具的调档函转递到录取院校(若考上本校，无需填写毕业生档案信息表和档案转递单)。
2.到机关、国有企事业单位就业或定向招生就业的，档案根据单位出具的调档函转递至就业单位或定向单位。
3.到非公单位就业的，档案转递至户籍地公共就业人才服务机构或就业地（需有接收函）。
4.暂未就业的，档案转递至户籍地公共就业人才服务机构。各地就业人才服务机构请参考中国人力资源市场网“流动人员人事档案管理服务机构”信息填写。（网址：chrm.mohrss.gov.cn）
（二）请各毕业班辅导员组织统计好本班学生的档案转递信息，并按要求填写“毕业生档案信息导入模板”（见附件2），纸质版由学院审核盖章后于2024年6月22日前送到档案馆，电子版发至邮箱15156207@qq.com，统一发送标题格式为“20xx级xx班毕业生档案信息导入模板”。档案馆依据各学院提交的“毕业生档案信息表”转递毕业生档案。
（三）请各毕业班辅导员指导毕业生填写《高等学校毕业生档案转递单》（附件3），将高等学校毕业生档案转递告知书交由毕业生留存，高等学校毕业生档案转递单/高等学校毕业生档案转递回执由档案馆盖章后放入档案袋，随档案材料一起密封。“转递编号”和转档字号由档案馆提供。
（四）学生档案查询。学生档案经学校寄出后，各班档案负责人拍下每位同学的邮寄单号，学生可根据自己的邮寄单号登录www.ems.con.cn，查询邮件状态；如有问题请致电学生档案管理室。邮件查询时效为一年，请学生务必在一年内跟踪档案寄达情况，一年后若发现档案遗失后果自负。
毕业生档案转递工作责任重大，时间紧迫，请各学院务必在毕业生离校之前准确无误地完成档案的整理、移交、转递工作。
联系人: 王老师 电话：66893065、13138989658
办公地址：图书馆六楼档案馆学生档案管理室
附件：1.2024届毕业生档案移交清单
2.毕业生档案信息导入模板
3.高等学校毕业生档案转递单
4.2024届毕业班级未寄人员名单及原因登记
5.2024届学生成绩表装订及毕业集体照样式
2024届毕业生档案归档通知.zip
海南医学院档案馆
2024年5月20日
