现针对海南医学院档案应用管理系统建设向行业企业征集遴选优秀方案。整体方案预算价格不超过200万元。系统需求具体如下：

一、系统主要业务功能需求

（一）综合类档案管理的需求

1.满足多门类档案的管理

满足文书、科技、声像、实物等多门类档案管理的需求，其中文书类档案具体有党群、行政、教学等类，科技类档案有科研、基建和设备类，声像类档案有照片、录音和录像，实物类档案有奖牌、锦旗和印章等。

2.满足档案管理的业务要求

（1）收集。能接收原生电子文件和纸质档案的数字化副本（两者统称为数字档案）。

（2）鉴定。能对接收的数字档案进行鉴定，对需要归档的进行分类、划分保管期限，对不入档的进行退回等处置。

（3）整理。能对接收到的档案进行排列、编号、著录等操作，系统能连接打印机，快速实现对档案盒卷皮的规范打印。

（4）保管。能实现档案的长期保存，具有安全可靠的容灾备份机制。

（5）利用。能实现用户查阅申请、审批流程，让用户便捷地查阅权限范围内的档案。提供多途径、高效的检索渠道，满足档案高查全率和查准率的要求。对提供利用的档案，可以满足安全可控的需求。能实现用户利用的自动登记功能。支持档案的掌上查询。

（6）档案资源开发。能对档案内容进行数据分析，提供知识服务。

（7）到期鉴定。能辅助对保管期满的档案开展到期鉴定工作，能对需要销毁的档案开展销毁鉴定的流程。

（8）档案统计。能对档案数据实现多途径、多样化的统计。

（9）其它要求。能实现学校-二级部门两个层级档案的管理。

（二）学生档案管理的需求

能辅助对各类全日制在校学生档案、已毕业滞留学生档案的管理。具体需求如下：

1.接收登记。支持从教务系统导入学生班级信息，支持各班在线提交本班档案材料清单，支持材料的批量导入、批量修改、删除等功能。支持档案材料的自定义，对不齐全的档案具有提醒功能。

2.整理排架。支持对档案架空间进行科学规划、智能排架和调度调整。

3.异动处理。能识别并处理常见的学生学籍异动（如退学、休学、转班、转学、入伍、支教、升学等），并设计不同的流程进行处理，保持学生档案流转的准确性并记录异动信息。

4.毕业派遣管理。支持对毕业名单、派遣信息进行记录和管理，支持毕业派遣信息的导入。支持转递通知单和邮寄单的自动生成和打印，支持学生档案去向信息查询。

5.档案利用。能实现用户查阅申请、审批流程，让用户快速查阅权限范围内的档案。

6.档案统计。提供多途径、多形式的学生档案统计功能，便于了解学生档案的状态。

（三）远程利用系统的需求

能满足校外用户查询利用档案的需求，具体需求如下：

1.具有申请审批的功能，支持校外用户注册、登录，提交查档利用申请。

2.校外用户的查档利用申请能推送到档案馆指定的工作人员，档案馆指定的工作人员能在常用的工作平台如掌上海医和档案管理系统平台的显目处看到该申请，并办理审批手续。

3.系统支持工作人员对申请的必要审批操作，如“通过”或“不通过”，选择“不通过”时注明原因。系统应及时将审批结果返回申请人。系统应提供工作人员的联系方式，便于申请者及时与工作人员沟通。

4.对于查档申请获得审批通过的情况，系统支持档案工作人员便捷地将档案利用件发送给申请人。

5.系统能记录全部操作日志，并统计查档利用申请数据。

（四）电子签章系统的需求

通过电子签章系统实现电子档案的可信认证和线上利用，提高档案利用的效率。具体需求如下：

1.通过系统提供的API接口实现可信电子档案的在线归档。

2.生成可信电子档案。将业务系统提交的XML等格式的业务数据进行版式化处理，生成版式固定的PDF文档，并在PDF文档加盖电子印章及可信时间，确保电子档案的真实性、完整性及责任认定机制；也可对档案系统中上传的电子档案进行可信化处理。

3.提供可信电子档案验证服务，包括客户端验证、档案服务端验证及档案馆（其它业务系统的）批量验证，确保电子档案被篡改后能够及时被发现。

二、系统设计原则要求

系统应满足规范性、安全性、易用高效性、先进性、可扩展性的要求。

1.规范性要求。系统及其各功能模块的设计应符合档案管理的相关标准规范。

2.安全性要求。实现档案的长期可读、可用，容灾备份机制健全。档案信息安全可控。

3.易用高效性要求。系统各功能模块的设计便于使用，各项流程的设计科学，各类信息的录入高效，尽可能实现自动录入，减少重复录入。

4.先进性要求。系统设计理念、采用的工具先进。

5.可扩展性要求。系统接口开放可兼容，满足未来的升级、拓展需要。能迁移旧系统的档案历史数据。

三、方案和汇报要求

一（系统主要业务功能需求）和二（系统设计原则要求）是基本要求，方案和汇报不局限于一和二的内容，各公司可充分展现自身优势。

在方案和汇报中厂家要体现售后服务能力、与学校智慧校园对接能力、在高校的案例等内容。

意向行业企业请在2024年5月31日前给出具体的方案设计，将方案发送邮件到现代教育技术中心部门公共邮箱（xjzx@hainmc.edu.cn）和档案馆公共邮箱dag@hainmc.edu.cn。

校方将于6月初组织专家组对各公司提供的方案进行遴选，各方案提供企业准备好20分钟的汇报。

现代教育技术中心   档案馆

2024年5月21日