各部门、各单位：

为了更好地收集、保存我校2024年在各项工作中留下的具有保存价值的声像记录，根据海医学〔2019〕150号发布的《海南医学院录音录像档案工作规范（暂行）》和《海南医学院照片档案管理工作规范》，现将我校2024年的声像档案归档工作相关事项通知如下：

一、归档范围

我校在从事教学、科研、管理等各项活动中直接形成的具有保存价值的照片、录音和录像文件。具体归档范围见附件1，其中前九项是常规性归档范围，第十项是2024年度重点归档范围。各部门、各单位在常规性归档范围中注意辨别材料的归属，属于校级层面的归入档案馆，属于本部门层面的由本部门保存。

二、归档要求

各部门对照归档范围并按归档要求整理好本部门形成的材料，具体要求如下：

1、保证质量

归档的声像材料应为原版、原件（特殊原因除外），内容完整、清晰。归档的照片应精心挑选，对反映同一内容的若干张照片，应选择图像质量好的，具有代表性的。所选照片应能反映该项活动的全貌。

2、分类存放

归档的声像材料首先按录音、录像和照片一级文件夹分类存放，在一级文件夹下建立二级文件夹，用于存放同一事件（活动）产生的材料，不同事件（活动）的材料分开存放。

3、填写目录

声像档案目录分为录音、录像档案目录和照片档案目录，每一类别的档案分为案卷目录和卷内目录，分别置于录音、录像和照片文件夹内。录音、录像和照片目录字段及填写要求分别见附件2、3、4。

4、移交方式

各部门（单位）将应归档的材料先整理好，档案馆大约在4月底开展档案管理系统培训，培训后通过档案管理系统提交归档。

各部门、各单位要高度重视归档工作，把归档工作纳入部门年度工作内容，纳入工作职责，与其他各项工作同安排、同部署、同检查、同考核；各部门、各单位兼职档案员要切实履行归档职责，按照归档规范，完成本部门、本单位所形成的全部档案材料，确保档案归档质量。

联系人：钟老师，林老师，电话：66890703。地址：图书馆六楼东侧档案馆技术管理室。

附件：1.海南医科大学声像档案归档范围和保管期限表

2.录音档案目录

3.录像档案目录

4.照片档案目录

海南医科大学档案馆

2025年3月13日