各部门、各单位：
为进一步加强学校档案工作，确保2025年度各类档案的完整收集、规范整理和及时归档，充分发挥档案在教学、科研、管理等各项工作中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等相关法律法规，结合我校各类档案工作规范的要求，现将2025年档案归档工作有关事项通知如下：
一、归档范围
（一）2025年1月1日至12月31日期间，学校在教学、科研、管理及其他各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，涵盖文字、图表、实物、数字化信息等不同形式和载体。主要包括：
1．上级机关下发的与学校有直接关系并需贯彻执行的文件材料。
2．校党委与行政发文、会议记录、会议纪要、工作总结、工作计划及各部门的年度工作总结与工作计划等。
3．学校各部门（单位）以学校名义与外单位签订的协议、合同等。
4．学校各部门的各种年度报表及统计数据，包括：基层报表、科研成果、招生人数、招生录取表、学籍卡、毕业生成绩单、基本建设情况、财务账簿、固定资产等。
5．学校的各种出版物，包括：学报、校报、工作简报及动态等。
6．学校举办重大活动和应对突发事件所形成的材料（按照《重大活动和突发事件档案管理办法》（国家档案局令第16号）相关要求归档，详见（附件1）），包括党代会、教代会及工会会员代表大会、暑期工作会议、运动会、开学典礼、毕业典礼、“十五五”改革与发展战略规划编制工作会议、附属医院高质量发展大会、学生工作会议、人才工作会议、科技工作会议、教育教学工作总结会、外事活动等所形成的文字、图片、音像等资料。
7．学校专业认证、本科教育教学审核评估等各类检查评估，以及硕士、博士学位点申报等工作形成的相关材料。
8．以学校名义获得的厅级以上证书、奖牌、奖杯、锦旗、重要题词以及校际交流中获赠的具有保存价值的实物等应随相关纸质文件同时归档。
9．其他应归档的文件材料。
详见附件2《海南医科大学归档范围和保管期限表》。
2024年以前因特殊原因未及时归档须补充归档的文件材料，请整理好后2026年下半年移交归档。
（二）自行建档保管材料
未列入学校档案归档范围但对本部门（单位）工作有查考利用价值的文件材料，由本部门（单位）自行建档保管。该类档案也是学校档案的重要组成部分，要确保文件材料的齐全完整，全面做好保管和利用工作。
二、归档要求
（一）文书档案
1．全面收集：严格对照《归档范围》梳理材料，确保应收尽收。
2．规范整理：以“件”为单位装订，按要求排列顺序；对有书写文字的页面编写页号（空白面不编），页码位于每页右上角（反面为左上角），采用2B铅笔书写，确保不漏号、不重号；按《归档范围》类目分类，再按永久、30年、10年保管期限细分；在每“件”材料右上角加盖空白归档章。
3．载体要求：学校各类发文（不含部门发文）需提交纸质版一式两份及电子版一份。
4．系统提交：由兼职档案员登录智能校园“综合档案管理系统”下载导入模版详见附件3《各类档案目录导入模版》，完成材料著录、电子版挂接及预归档提交；审核通过后打印系统形成的移交清单一式两份，连同归档材料一并移交，清单顺序需与文件顺序一致。校内发文需备注是否含《文件呈批表》及编号情况，合同、协议需备注是否含《办文呈批单》，验收合格后双方签字确认移交。
（二）声像档案
1．保证质量：归档材料需为原版、原件（特殊原因除外），内容完整、清晰；照片需精心挑选，优先选择图像质量好、能反映活动全貌的代表性照片。
2．分类存放：先按录音、录像、照片建立一级文件夹，再在一级文件夹下按同一事件（活动）建立二级文件夹，不同事件（活动）材料分开存放。
3．填写目录：按要求填写录音、录像、照片对应的案卷目录和卷内目录，分别置于对应文件夹内，目录字段及填写要求详见附件3。
4．系统提交：通过档案管理系统提交归档材料。
（三）其他档案
1．会计档案、电子档案等按相关行业档案归档要求执行；
2．实物档案须标明实物名称、获得时间和颁赠单位。
（四）系统操作指引
若对档案管理系统操作不熟悉，可在系统首页“常见文档”栏下载培训PPT或录屏文件学习，也可联系工作人员获取指导。
三、移交时限与要求
1．归档时间：即日起至2026年4月30日。
2．逾期处理：因特殊原因无法按时移交的，需提前说明情况并报送档案馆；逾期未移交且未提供延迟说明的部门，将在校内通知及档案馆官网公布，相关情况与部门（单位）及个人年度考核挂钩。
四、工作要求
各部门、各单位要高度重视归档工作，将其纳入年度工作内容和工作职责，与其他工作同安排、同部署、同检查、同考核；部门领导要切实履行领导协调职责，靠前部署推进；兼职档案员需严格履行归档职责，按照规范完成本部门全部档案材料的整理移交，确保归档质量。
五、联系方式
联系人：庞老师、林老师 联系电话：66893096
地 址：图书馆六楼东侧605室
附件：1.重大活动和突发事件档案管理办法（国家档案局令第16号）
2.海南医科大学档案归档范围和保管期限表
3.各类档案目录导入模版
海南医科大学图书档案馆
2026年3月11日
