海南医学院关于加强合同管理有关事项的通知

各有关单位：

为进一步加强合同管理工作，推进内控体系建设，建立健全合同履行监督机制，根据《中华人民共和国民法典》和学校合同管理办法，现将合同管理工作的有关事项通知如下：

一、坚持归口管理

本通知所称的合同是指学校、二级单位（不含各附属医院）、教职工本人对外与自然人、法人和其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议。合同管理是指合同前期准备、订立、履行、文档保管到终结的全过程的管理。

学校合同管理遵循“谁主管、谁负责”的原则，实行统一指导、归口管理、分工负责的运行机制。院长办公室是学校法治工作归口部门，负责统一指导、监督学校合同事务。各职能部门对职能范围内所涉合同事务进行归口管理，其主要负责人为合同管理第一责任人，在合同谈判、起草、审查、订立、履行、归档等各环节负有重要责任。各有关部门要切实履职尽责，认真做好合同归口管理的各项工作。

二、规范审查程序

各归口管理部门要严格按照《海南医学院合同管理办法》（海医学〔2018〕328号）第三章要求，根据合同内容切实履行部门自审、技术和经济审查、会签审查、法律审查、学校领导审查、院长办公会审查等程序。合同订立程序完善、手续完备后，可在ASC系统上申请用印。

三、严格登记归档

合同归口管理部门要建立合同文本统一分类和连续编号制度，切实做好合同登记归档工作。为此，请各单位于2023年6月12日前，将2019年-2023年本部门所有合同（含教职工个人申请）有关信息汇总，填写《海南医学院合同（协议）台账单》（见附件），经部门主要负责人签字盖章后报院长办公室法务科集中登记备案（同时报送电子件）。并将全部合同原件、合同审查意见单、授权委托书以及合同订立和履行过程中的相关资料的纸版交至院长办公室，由院长办公室统一移交档案馆归档保管。（尚在履行的合同可提供复印件加盖二级单位公章提交）

根据教育厅对二级预算单位开展2019-2021年财务收支审计的通知要求，2019-2021年各年度的单位重大经济合同、协议、投资项目(50万元以上)的论证、决策资料（除信息化建设项目以外）请于2023年5月31日下午下班前将所有纸质版材料报送院长办公室，过期不报，由二级单位（教职工本人）承担责任。

严禁以部门或二级单位（不含各附属医院）名义对外签订合同，已签订但未经法人授权或认可的合同为无效合同。如已有签订此类合同，请及时上报所在部门或单位，一并登记在合同管理台账中做好备注。今后请及时做好合同台账更新及管理工作，并将新增合同正本（其中一份）及时递交院长办公室法务科，同时学校院长办公室将定期对合同台账进行抽查。

特此通知。

报送地址：行政楼209院办法务科

联系人：谭华暖

电话：16689552861

邮箱：hy0103027@hainmc.edu.cn。