海医学工【2011】7号

各院、部（系）党总支、各有关单位：

毕业生班级集体合影照片作为我校一种具有重要保存价值的声像档案，必须完整地加以保留存档。为做好该项工作，现将有关事项通知如下：

一、归案的范围和时间要求

1、全国统招的本科、高职和成教生合影照片。各学院、部（系）须在2011年7月1日前将本学院、部（系）各毕业班合影照片移交至校档案馆。

2、现留存在各学院、部（系）的以前历届毕业生班级集体合影照片。请各学院、部（系）务于2011年7月1日前将这部分合影照片移交至移交至校档案馆，将所缺部分逐步征集补齐。

二、工作要求

1、毕业生集体合影照片以班为单位，照片规格统一为彩色照片（附：电子版照片），不封塑，但是为压膜照片。照片尺寸为两个规格：45cm×20.3cm或40.5×20.3cm。照片图像布局合理，人物清晰。

2、照片正上方应该有学院、届、专业、班级、摄制时间（字体为宋体）。

3、每一张照片必须附有用A4纸打印的关于人物排序的文字说明（附：电子版本）。

文字说明：根据照片中人员所在位置，按序填写学生、教师的姓名（领导的姓名后面需要注明职务，无职务的注明“教师”或“辅导员”）。格式见附表。

4、每一张电子版（数码）照片储存格式为JPG。

5、各学院、部（系）分管学生工作的学院、部（系）领导为毕业生集体合影照片收集归档工作的责任人。

6、各学院、部（系）收集好合影照片后，负责填写照片档案移交目录和移交清单各一式二份，并按相关规定将合影照片移交至校档案馆。

档案馆联系人：郑锦霞 电话：66893138

E-mail:haiyidanganguan@163.com

附件：人物排序的文字说明格式

学生工作部

二O一一年六月二十日

附件：

海南医学院XX学院XX-X班毕业生合影

第N排左起：XXX XXX ………… XXX XXX XXX

…

…

…

第三排左起：XXX XXX ………… XXX XXX XXX

第二排左起：XXX XXX XXX XXX ………… XXX

第一排左起：XXX XXX XXX ………… XXX XXX

注：划线者为教师