海南医学院干部人事档案管理办法

第一章总则

第一条 为进一步从严管理干部人事档案，更好地发挥干部人事档案在服务从严管理干部和精准科学选人用人中的重要作用，根据中共中央《干部人事档案工作条例》（2018 年 11 月20 日）、《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕

12 号）、《中共中央组织部关于进一步从严管理干部档案的通知》（中组发〔2014〕9 号）、《中共中央组织部关于完善干部人事档案材料的通知》（组通字〔2017〕25 号）、《中华人民共和国档案法》等文件精神和干部人事档案专项审核工作的要求，结合学校实际情况，制订本办法。

第二条 学校干部人事档案管理范围包括：

（一）校本部除省管干部外的在编教职工（含在职教职工、离退休教职工、近五年已故教职工）的档案或档案材料；

（二）由校党委管理的直属附属医院处级干部的档案材料；

（三）合同聘用人员在校工作期间产生的档案材料。

第三条 学校贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，按照真实、全面、及时、规范的工作原则，遵循“有依据、有流程、有记录、有节点”的工作规范，严密保管，确保干部人事档案的完整与安全。

第二章组织机构及职责

第四条 干部人事档案工作在学校党委的领导下进行，由党委组织部负责具体工作。党委组织部是学校干部人事档案工作的主管部门，负责监督、检查和指导干部人事档案工作，研究解决干部人事档案工作中的问题，根据党和国家有关方针、

政策提出指导意见和办法；对干部人事档案管理工作人员进行政策培训。

第五条 干部人事档案具体工作由组织部干部档案室承担，其工作任务包括：

（一）保管干部人事档案；

（二）收集、鉴别和整理干部人事档案材料；

（三）办理干部人事档案的查阅、借阅、转递及统计；

（四）登记干部职务、工资的变动情况；

（五）为有关部门提供干部的情况；

（六）做好干部人事档案的安全、保密、保护工作；

（七）建立健全学校干部人事档案管理规章制度，调查研 究干部人事档案工作情况，做好业务建设和对各单位的业务指 导；

（八）做好干部人事档案信息化建设；

（九）定期向学校档案馆移交死亡满五年的教职工档案；

（十）上级组织部门要求的其他有关工作。

第六条 各二级单位、机关处室、直属附院须指定 1 名负责人分管干部人事档案工作，负责本单位和部门人事档案工作 及保密教育；指定 1 名教工党员作为人事档案工作人员，具体负责本单位人事档案的查借阅以及人事档案材料的收集工作。 各单位、部门分管领导名单、人事档案工作人员名单报学

校党委组织部审查、备案。

第七条 归档材料形成单位是指负责组织、人事、培训、奖罚、教学、科研等工作最终形成反映教职工自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面材料的单位。归档材料形成单位负有审 核本单位所形成的归档材料、按时按要求移交归档材料的责任。

第三章档案材料的收集与归档

第八条 学校按照上级组织部门规定以及干部人事档案专项审核工作的要求，结合学校实际情况确定归档材料范围。归 档材料按业务关系和干部管理权限由归档材料形成单位收集， 具体按本办法附件执行。

第九条 归档材料形成单位须认真审核本单位所形成的归档材料，确保材料真实准确、规范完整，杜绝假材料。

第十条 组织部干部档案室须严格审核归档材料。重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清 楚、内容真实、填写规范、手续完备。

第十一条 对内容不准确、填写不规范、手续不完备等不符合归档要求的材料，组织部干部档案室不予接收，由归档材 料形成单位重新制作或审改。

第十二条 归档材料一般应当为原件。单位形成的材料应有形成时间和单位审查盖章，个人撰写材料应有形成时间和本 人签字。

证书、证件等特殊材料需用复印件存档的，必须注明经办 人和办理时间，并加盖材料制作单位公章或党委组织部公章。 第十三条 归档材料一般使用 A4 规格的办公用纸，材料

左边应当留有 2-2.5 厘米装订边。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水盒复印纸书写。

第十四条 归档材料形成单位须在材料形成后的一个月 内，按要求将材料交送至组织部干部档案室并履行移交手续。交送材料时，档案室须逐份登记材料，列明移交清单。

符合归档要求的档案材料，组织部干部档案室必须在接收之日起一个月内放入本人档案，并根据情况进行电子化，定期按照中组部文件要求进行整理。

第十五条 组织部干部档案室须主动向归档材料形成单 位、教职工本人收集档案材料，催要未按时移交的档案材料。各单位及教职工本人须予以配合，按期提交。

第十六条 学校根据工作需要开展干部人事档案核查工 作，按程序追补缺失的档案材料。各单位及教职工本人须予以配合。

第十七条 新提任的科级、处级领导的干部人事档案，在党委组织部对拟提任人员人事档案进行初审基础上，按干部管理权限，由人事处、组织部填写干部人事档案审核工作专用《干 部任免审批表》，审核后统一归档。

第十八条 对于无档案或档案长期未转入学校的在编教职工，组织部干部档案室应为其建立档案材料袋，用于收集 1999 年版《干部履历表》、学历学位材料复印件，及其在校内工作期间产生的档案材料。

第四章档案利用

第十九条 有下列用途之一的，按程序审批后可查阅干部人事档案：

（一）政治审查、发展党员、党员教育、党员管理等；

（二）干部录用、聘用、考核、考察、任免、调配、职级 晋升、教育培养、职称评聘、表彰奖励、工资待遇、公务员登 记备案、退（离）休、社会保险、治丧等；

（三）人才引进、培养、评选、推送等；

（四）巡视、巡察，选人用人检查、违规选人用人问题查 核，组织处理，党纪政务处分，涉嫌违法犯罪的调查取证、案 件查办等；

（五）经具有干部管理权限的党委（党组）、组织人事部门批准的编史修志，撰写大事记、人物传记，举办展览、纪念活 动等；

（六）干部日常管理中，熟悉了解干部，研究、发现和解 决有关问题等；

（七）其他因工作需要利用的事项。

第二十条 查档人员必须是具有较强的政治意识，了解干部人事档案查阅制度的中共正式党员，原则上为各单位的干部人事档案工作人员。

干部本人及其亲属办理公证、诉讼取证等有关干部个人合法权益保障的事项，可以按照有关规定提请组织人事等部门查阅档案。

第二十一条 校内单位查阅干部人事档案，须填写《海南医学院干部人事档案利用审批表》，经查档单位领导批准，出示查档人员工作证，办理利用登记手续。校外单位确因工作需要查阅干部人事档案，需出示单位介绍信，按照干部管理权限或业务关系由校内相关单位或部门引荐，按程序审批和登记后方可查阅档案。

查阅档案应当 2 人以上。

第二十二条 查阅干部人事档案一般限在档案阅览室内。查阅两份以上档案时，不得同时打开，以防装错或丢失材料。发现档案有问题，不得擅自处理，应及时报告组织部干部档案室，由档案室按有关规定处理。

第二十三条 档案原则上只能摘抄，确因特殊情况需要复制（拍摄）的，须在《海南医学院干部人事档案利用审批表》上列明需要复制（拍摄）的材料明细，并经查档单位领导以及党委组织部领导审批。摘抄、复制（拍摄）的档案材料，须经

组织部干部档案室工作人员审核并登记，用后由查阅单位妥善保管或登记销毁。

第二十四条 档案原则上不予外借。确因工作需要外借档案的，须经借档单位领导以及党委组织部领导审批，由两名以上党员取送档案。借用档案需严格履行借用登记手续，并按期归还，不得擅自转借他人。

第二十五条 任何人不得查阅本人及与其有夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲以及近姻亲关系的人事档案。 第二十六条 查借阅档案归还时，组织部干部档案室应对

查借阅归还的档案逐卷逐页进行审核无误后，方可归档。

第五章档案转递

第二十七条 干部人事档案转入我校须经审核、登记、入库、整理等流程，具体要求如下：

（一）人事处负责对新入校人员档案进行初审，登记档案 缺件，并限期追补；手续完备后，及时将档案转入组织部干部 档案室。

（二）干部档案室仔细核查并登记档案信息，在一个月内 将档案编号入库，半年内对新进档案进行整理，并定期追踪缺 件追补情况。

（三）人事处应及时催要档案暂未转入学校的在编人员档

案。

（四）各单位及教职工本人应配合人事处做好干部人事档

案催要及缺件追补工作。

（五）根据规定，人事处不接收教职工个人自带的档案； 商调过程中人员的人事档案不转入干部档案室。

第二十八条 教职工工作调动或离职导致干部人事档案管理权限发生变动的，党委组织部应在 2 个月内将干部人事档案转给新的主管单位。档案转出流程与要求如下：

（一）组织部干部档案室在收到转档通知单后，按规定整理核对档案，不得扣留材料或分批转出。

（二）转递档案应严密包封，加盖密封章，做好登记，并填写《档案材料转递通知单》，通过机要局转递或派专人直接送取。不得邮寄或交本人（或亲属）自带。

（三）干部档案室对转出的档案做好跟踪，以防丢失。

（四）一般情况下在商调过程中的教职工的档案不得先行转出。

第六章档案的保管与保护

第二十九条 组织部干部档案室根据安全保密、便于查找的原则要求，对人事档案进行科学保管。做好库房的防火、防潮、防盗、防蛀、防光、防高温工作，保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度。

第三十条 组织部干部档案室应建立健全干部人事档案登记和统计制度，每年对档案进行全面检查核对，发现问题及时解决。

第三十一条 组织部部门领导、干部档案室工作人员及与其有夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲以及近姻亲关系的人事档案由组织部转递给纪检监察处指定专人负责保 管。

第七章纪律与责任追究

第三十二条 在干部人事档案管理工作中，各有关单位及工作人员均须严格遵守工作纪律，确保干部人事档案的完整与安全。任何单位和个人不得有以下行为：

（一）严禁篡改、伪造干部人事档案；

（二）严禁提供虚假材料、不如实填报干部人事档案信息；

（三）严禁转递、接收、归档涉嫌造假或者来历不明的干部人事档案材料；

（四）严禁利用职务、工作上的便利，直接实施档案造假， 授意、指使、纵容、默许他人档案造假，为档案造假提供方便， 或者在知情后不及时向组织报告；

（五）严禁插手、干扰有关部门调查、处理档案造假问题；

（六）严禁擅自抽取、撤换、添加干部人事档案材料；

（七）严禁圈划、损坏、扣留、出卖、交换、转让、赠送干部人事档案；

（八）严禁擅自提供、摘录、复制、拍摄、保存、丢弃、销毁干部人事档案；

（九）严禁违规转递、接收和查（借）阅干部人事档案；

（十）严禁擅自将干部人事档案带出国（境）外；

（十一）严禁泄露或者擅自对外公开干部人事档案内容。第三十三条 党委组织部在干部人事档案工作中，必须严

格执行相关规定，自觉接受组织监督和党员、干部、群众监督。 各二级单位、部门和党员、干部、群众对干部人事档案工

作中的违纪违规行为，有权向学校党委、组织部、纪检监察处举报、申诉，受理部门应当按照有关规定查核处理。

第三十四条 对于违反相关规定和纪律的，依据有关规定予以纠正；根据情节轻重，给予批评教育、组织处理或者党纪政务处分，并视情追究相关人员责任。涉嫌违法犯罪的，按照国家法律法规处理。

第八章附则