海医图档通〔2025〕10号
各二级学院：
为规范有序推进2025级新生档案收集归档工作，确保档案材料完整、合规，现将国家统招全日制本科及硕、博士研究生新生档案的收集范围与具体要求通知如下：
一、档案收集范围
（一）本科档案收集范围
1.新生入学前形成的档案：高中档案；
2.录取通知书（副联）；
3.学生登记卡：一式两份，每份需在学生照片处加盖学工处公章。一份装订成册后存入综合档案库房，另一份不装订归入学生个人档案袋；
4.新生入学体检表；
5.党团材料：团员材料（含入团志愿书、入团申请书，团员证由学生自行保管，不入档）；正式党员的党员材料；
6.经学校审核确认必须归档的其它补充材料，如自考学历档案、工作期间产生的相关材料等；
7.由本校考取专升本的学生仅需收集录取通知书（副联）和学生登记卡。
（二）研究生档案收集范围
1.新生入学前形成的档案：专科档案、本科档案、硕士研究生档案（博士研究生）；
2.录取通知书（副联）；
3.攻读硕士（博士）学位研究生录取登记表；
4.入学登记表：一式两份，每份需在学生照片处加盖研究生处公章。一份装订成册后存入综合档案库房，另一份不装订归入学生个人档案袋；
5.新生入学体检表；
6.专家推荐书（博士研究生）；
7.正式党员的党员材料；
8.经学校审核确认必须归档的其它补充材料，如工作期间产生的材料等。
二、档案收集与归档要求
（一）新生入学前形成的档案严禁拆封，拆封档案一律拒收。
（二）各班新生档案整理工作由辅导员牵头负责，特殊情况下可安排班干部协助。
（三）材料收集齐全后，需先将材料目录导入学生档案管理系统，打印档案移交清单并由辅导员在“移交人”处签名，再预约移交时间（具体操作流程详见附件1）。档案材料于2025年11月30日前移交图书档案馆。
（四）各班收齐材料后统一装袋移交，袋内材料需按“入学前档案→录取通知书→学生登记卡/入学登记表→入学体检表→党团材料→其他材料”的顺序排列，学生档案间按学号顺序整理；
（五）需装订的学生登记卡/入学登记表，须按照附件2规定的样式装订；
（六）若新生档案存放于人才中心，需学校开具调档函的，可前往图书档案馆档案管理中心办理；
（七）归档步骤
1.10月10日后，到图书档案馆档案管理中心学生档案室领取档案袋并填写学生基本信息；
2.各班待材料全部收集齐全、整理规范后装袋，通过系统预约移交至图书档案馆档案管理中心学生档案室。
联系人： 王老师 电话：66893065
地址：图书档案馆六楼档案管理中心学生档案室
附件：1.系统导入档案材料目录操作流程
2.学生登记卡装订成册样式
海南医科大学图书档案馆
2025年10月9日
