学校各单位、各部门：
为提升档案管理信息化水平，方便各单位归档与查档利用，图书档案馆引进的综合档案管理系统已完成为期半年的试运行，状态稳定。经研究，决定自即日起在全校范围内正式启用该系统。现将有关事项通知如下：
一、系统主要功能
1.档案管理门类：系统支持党群、行政、教学、出版物、外事、声像、实物、科技、合同等各类档案的接收、管理与利用。其中，合同类为2024年新增门类，仅接收和利用2024年及以后形成的合同档案（历年合同档案存于行政类目下）。系统支持校级及二级院系级两个层级档案管理。
2.系统提供各类档案的目录查询服务。此外，部分门类档案原文在特定年份范围内，经工作人员审批后，可提供数字化副本利用，具体范围如下：
行政类：1946-2011年、2020-2023年形成的长期及永久保管档案。
教学类：1946-2014年（长期及永久保管）、2020-2023年形成的档案。
党群类：2005-2009年及2023年形成的长期及永久保管档案。
外事类：2001-2009年（长期及永久保管）及2023年形成的档案。
声像档案：目前可提供2014、2016-2017、2019-2023年资源的目录及原文利用。
特别说明：目前系统内可提供原文利用的档案，是现阶段已完成数字化的阶段性成果。针对其他年度（如2012-2019年等）的档案数字化工作正在持续进行中，我们将逐步把更多可公开的档案资源纳入系统提供服务。
3.检索功能：系统提供关键词检索、全文检索及高级检索功能，支持按指定门类或跨门类检索。
4.智慧搜索：系统能提供多模态检索，可以实现以图搜图、检索音视频的某个片段。
5.未来功能：系统已集成接入deepseek（智慧小D），后续将结合特色知识库的建设，逐步丰富问答内容，深化应用服务。
二、访问方式
全校教职工可通过学校统一身份认证账号登录访问。
访问路径：登录“智慧校园”平台 → 进入“更多应用”栏目 → 点击“综合档案管理系统”模块。
查阅利用操作指南参照附件1 。
三、相关要求
1.2024年各类档案须通过本系统完成归档。截至目前尚未向图书档案馆档案管理中心移交2024年档案的单位，请于2025年11月30日前完成系统归档。归档操作教程参照附件2。
2.各二级教学单位须于年底前通过本系统完成2024年度自存档案的整理工作。
3.所有用户应严格遵守国家及学校网络信息安全与保密规定，妥善保管账户信息，依法依规使用档案数据。
4.档案归档、利用流程及相关操作教程详见本通知附件，也可在综合档案管理系统首页“常见文档”栏目下载。
四、 咨询与反馈
欢迎各单位积极使用系统，并为优化功能与服务提出宝贵意见。
归档工作咨询：钟万梅、林祝娥，电话：66893096。
利用工作咨询：李梓泉、张贤娣，电话：66890703。
技术问题咨询：吕经理，电话：13406582906。
电子邮箱：daglzx@muhn.edu.cn
特此通知。
附件1.综合档案管理系统档案查阅利用操作指南
附件2.各类档案归档操作教程资源包
海南医科大学图书档案馆
2025年11月14日
