近日，海南医科大学图书档案馆档案管理中心按业务类型精准划分组织召开四场2025年档案归档工作专题说明会。全校各二级部门30余名档案工作人员参会，一场以“精准服务”为核心的档案管理提质行动全面展开。
与往年不同，今年档案管理中心将服务触角延伸至归档工作的“最后一公里”，变“被动坐等”为“主动上门”。本次系列说明会紧扣党群行政、教学科研、后勤基建、二级学院四大类别，对应不同业务类别归档需求，围绕归档范围、整理规范、电子档案“双套制”管理等关键内容分类宣讲，明确全流程操作标准、工作要求与时间节点。在此基础上，中心推出四类差异化归档服务模式，精准适配各二级部门实际需求：自主完成类由部门独立完成纸电档案整理及系统挂接；现场指导类为有实操疑问的部门提供上门指导；协同办理类协助档案量大、人/设备不足的部门完成扫描挂接；纸质移交类由中心承接业务量过大部门的档案数字化工作，部门仅需规范移交纸质档案。
“上门办”不仅是一句口号，更落实为可预约、可落地的服务机制。中心同步开通线上预约通道，各部门可通过在线表格按需预约帮扶服务，实现需求与资源的精准对接。与此同时，中心为参会单位统一配发档案专用工具包，内含工作流程图、标准化归档说明、实操手册及实用整理用品，从资料指导到硬件保障，为二级部门档案工作人员提供全方位支撑。
为让服务更加贴合实际，现场设置交流答疑环节，并通过“现场纸质问卷+线上问卷”双形式广泛收集意见建议，全面摸排归档工作难点堵点，畅通沟通渠道。参会人员纷纷表示，这种“送服务上门”的方式，既讲清了标准，也解决了实际困难，让档案工作从“单打独斗”变为“协同作战”。
此次专题说明会覆盖面广、针对性强、组织有序，统一了工作标准，凝聚了工作共识，为各部门档案工作开展理清思路、夯实基础。下一步，档案中心将持续秉持服务初心，做好线上预约服务对接，结合问卷收集的意见建议优化服务举措，切实提升学校档案管理规范化、标准化水平，以优质档案服务助力学校高质量发展。
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